I en nyligen publicerad studie från KTH visar att hälften av organisationerna i studien inte når upp till ens 40% närvaro på kontoret*, vilket oroar företagen och därför är högt upp på agendan hos alla företagsledningar.
Här följer 5 tips för dig som vill ha koll på dina ytor:
1. Strukturera upp din yta
Med personalen närvarande på kontoret med mindre än 40% närvaro så måste utrymmen vara flexibla nog att möta behoven hos både de som arbetar på plats och de som arbetar på distans. En av de viktigaste aspekterna är att definiera vilka ytor som är vad i dina fastigheter för att komma överens om standarder i just din verksamhet. Oftast pratar man om en s.k. verksamhetsyta – det kan vara ett kontorsrum eller ett kök, men det viktiga i denna processen är att ni som organisation kommer överens om vad som är vad och skapar er standard – för då får ni en bra översikt över samtliga av lokaler och fastigheter. Detta ger er också nyckeltal som går att jämföra och optimera nyttjandet av ytor. Att ha koll på vilken yta som används till gemensamma ändamål såsom kök, toaletter och korridorer eller ytor som används till kontorsplatser blir då viktigt för att kunna optimera nyttjandet.
2. Fördela kostnader
När du väl har koll på dina ytor och ni har satt en gemensam standard, kan du fördela ytorna genom interna och externa kostnader. Intern kostnadsfördelning görs mellan avdelningar, affärsområden, fakulteter inom samma organisation. Om ekonomiavdelningen idag disponerar 5 kontorsrum, då ska de belastas med kostnaden för dessa rum i sin budget. Men om ekonomiavdelningen flyttar och inte behöver mer än 3 rum, så vill de inte betala för 5. På detta sätta kan du enkelt och snabbt hantera den interna kostnadsfördelningen genom att du har en exakt ytdisponering.
Den externa kostnadsfördelningen skapas genom hyresavtal till dina externa hyresgäster. Din fastighet kanske har en Pressbyrå eller ett apotek som hyr in sig i bottenvåningen? Du har den exakta ytan och hyresavtalet i systemet och kan därför enkelt hålla koll på vilken yta som är uthyrd externt.
Ytor som är gemensamma hanteras genom att du skapar standarder för hur de debiteras internt och externt i organisationen. Dessa ytor kan vara t.ex. kök, toaletter, korridorer.
Yta + intern kostnadsfördelning = ytoptimering
3. Mät nyttjandet för att maximera resursanvändningen
Men vet du vilka dagar det är flest kollegor på kontoret? Och hur du ska skapa den där ”naturliga” mötesplatsen för dem som jobbar på distans?
Ytoptimering handlar också om att maximera resursanvändningen, både när det gäller utrymme och utrustning. Genom att få koll på vilka ytor som används till vad och när, kan du som fastighetschef säkerställa att resurser utnyttjas optimalt. Om du vet att det är 100% nyttjande av en viss fastighet eller våningsplan på måndagar så kan du säkerhetsställa att arbetsmiljön är redo i allt från ventilation, värme, lokalvård till att kaffemaskinen är servad och redo att brygga färskt kaffe när medarbetarna kommer in.
4. Anpassa lokalerna – skapa ytor för alla tillfällen
Att skapa en flexibel design och möblering av kontorsutrymmen är avgörande för att möta de varierande behoven hos personalen. Detta kan inkludera användning av modulära möbler och flexibla layouter som enkelt kan anpassas för olika ändamål och gruppstorlekar. Du behöver ha koll på vart möblerna finns för att kunna återanvända på andra ytor än där de står idag. Ibland behöver ett mötesrum bara som en telefonkiosk och ibland behövs det ordentliga skärmar för ett demomöte eller kanske bara en soffa. Tillsammans med HR och IT kan du som fastighetschef få en djupare förståelse för företagets behov och mål, vilket kan bidra till att skapa bättre ytor för att underlätta samarbete och kommunikation i hela bolaget.
5. Planera för ständig optimering
Slutligen är det viktigt att ha en framåtblickande strategi när det gäller att ytoptimera kontorsutrymmen. Arbetsmönster och behov kan fortsätta att förändras över tiden, och vi vet inte vad som ligger runt hörnet. Kommer det en pandemiliknande situation igen? Har sättet ni samverkar förändrats? Behöver ni fler projektrum?
För dig som ansvarar för förvaltningen i din fastighet handlar det om att vara lyhörd och skapa en mer flexibel, effektiv och hållbar arbetsmiljö för de som jobbar på bolaget.
Många företag upplever att de inte har koll på sina ytor, men här kan du få en snabb inblick hur det kan fungera i verkligheten:
