Inom Gällivare kommun pågår ett större digitaliseringsarbete inom Fastighet och Service. Målet är att modernisera och effektivisera arbetssätten. En del i detta arbete är kommunens så kallade Smarta Hus-projekt, där ett viktigt steg har varit att upphandla ett nytt, flexibelt och skalbart fastighetssystem som möter kommunens krav på kort och lång sikt.
I Gällivare kommun pågår stora förändringar, inte minst kopplat till de ersättningsbyggnader som uppförs till följd av flytten från gruvområdet i Malmberget. Det stora antalet nybyggnationer innebär att kraven på planering, underhåll och service förändras. Med nya byggnader följer också nya möjligheter till effektivisering och innovation, som det inte har funnits förutsättningar för tidigare.
För att kunna ta vara på dessa möjligheter, och skapa en modern, framtidssäker förvaltning och service, valde Gällivare kommun att gå ut i en offentlig upphandling av en ny digital fastighetslösning. Efter en noggrann urvalsprocess föll valet på Pythagoras heltäckande, visuella fastighetsplattform.
Nya sätt att jobba digitalt med fastighetsservice
Digitaliseringen står högt på Gällivare kommuns agenda, vilket också har avspeglat sig i upphandlingen. Åsa Waara arbetar som processledare för digitaliseringen inom Fastighet och Service och är även kommundoktorand med forskningsområde digital transformation och mognad inom offentlig sektor.
– För oss är digitaliseringen en metod för verksamhetsutveckling. Mycket handlar om att utveckla nya, smarta sätt att arbeta på, med både innovation och effektivisering. En stor del i mitt jobb är att, tillsammans med verksamheten, hitta nycklarna till denna förändring, berättar Åsa Waara.
Fastighetsbeståndet som Gällivare kommun förvaltar omfattar cirka 160 000 kvm fördelat på omkring 40 fastigheter. Utöver det övergripande målet med ökad digitalisering, finns ett grundläggande behov av att bli bättre på att följa upp och planera fastighetsarbetet.
– Vårt behov var mycket större än att bara gå från manuellt till digitalt arbete. Vi ser digitaliseringen som en metod för verksamhetsutveckling som genomsyrar hela organisationen. För oss var det därför viktigt att hitta ett heltäckande system som vi kan utvecklas med. Vi ville lämna det gamla och ha en mer sammanhängande lösning, som inte bara några få kan använda. Tillgängligheten är grundläggande för oss, alla som behöver ha tillgång till informationen ska komma åt fastighetssystemet.
Smarta Hus-projektet en drivkraft i bytet av fastighetssystem
Andra krav som Åsa betonar från kommunens upphandlingsunderlag är att lösningen ska ha stöd för IoT, som exempelvis sensorer, vilket är ett viktigt område för Fastighet och Service att satsa på framöver. Något som också ligger i linje med kommunens ”Smarta Hus-projekt”.
– I Smarta Hus-projektet ser vi bland annat över hur vi kan utveckla vårt arbete för att kunna underhålla och drifta våra fastigheter på ett effektivt och innovativt sätt, och på så vis skapa mervärde för våra kunder. Vi har satt upp en önskebild, arbetat fram övergripande mål, processer, och utifrån det kommit fram till vad vi ställer för krav på ett system som ska kunna hjälpa oss. Vi har förändrat organisationen och i samband med bytet av fastighetssystem kommer vi även att se över våra arbetsprocesser. Den översynen kommer att löpa parallellt med införande av Pythagoras.
Ett annat utvecklingsområde är lokalvård, som också ingår i ansvaret för Fastighet och Service. Där förväntas Pythagoras bli ett effektivt och transparent stöd. Inte minst tack vare möjligheten att kunna dra nytta av det gemensamma visuella, ritningsbaserade gränssnittet i systemet.
I startgroparna med förväntningar på Pythagoras som en lösning att växa med
Det interna förberedelsearbetet är igång med insamling av rådata. Mycket av arbetet handlar om att välja ut och sortera material för att kunna börja lägga in ritningar i Pythagoras och dokumentera arbetsflöden. Med all rådata på plats är planen att utveckla arbetet vidare genom att koppla på fler funktioner på basen.
– Vi ser fram emot att komma igång snabbt, och enkelheten i att kunna utgå från samma system, med samma tydliga ritningar för hantering av allt fastighets- och underhållsarbetet samlat på ett ställe. Förväntningarna är höga. Vi hoppas får bra stöd och vägledning – och hittills känns det mycket bra! Det är inte första gången Pythagoras gör den här resan, så vi tror att vi kan lära mycket från dem och deras erfarenheter från liknande projekt. Det kan ge oss inspiration att tänka nytt, förändra och bli ännu bättre, sammanfattar Åsa Waara.
För Pythagoras känns det inspirerande att få möjlighet att komma in i ett så spännande skede som Gällivare kommun befinner sig i.
– Vi är glada för samarbetet och ser fram emot att stötta dem i digitaliseringsarbetet inom Fastighet och Service. Vår syn på framtidens smarta fastigheter ligger väl i linje med den moderna, framtidssäkra fastighetsförvaltning och service som kommunen vill skapa, säger Mattias Arnelund, VD Pythagoras AB.
För ytterligare information, vänligen kontakta:
Åsa Waara, Processledare Fastighet och Service, Gällivare kommun
asa.waara@gallivare.se
Om Gällivare kommun
I Gällivare kommun pågår en stor samhällsomvandling till följd av förändringarna av gruvdriften under Malmberget som på sikt kommer innebära att två centrum blir till ett. Den gemensamma framtiden för kommunens invånare kommer därigenom att se helt annorlunda ut. I Malmberget berörs cirka 1900 bostäder och ett antal kommunala funktioner som sporthall, äldreboende, ishall och gymnasieskola. Ca 3 200 personer kommer att behöva ett nytt boende och ca 74 000 kvadratmeter offentliga lokaler behöver ersättas innan 2032. Bostäder och offentliga byggnader ersätts och byggs upp i Gällivare. Den gröna omställningen och hållbarhet har en central roll i platsutvecklingen.
https://gallivare.se/samhallsomvandlingen
Om Pythagoras
Startades 1995 i Stockholm och är ett av Sveriges första, webbaserade fastighetssystem. Pythagoras är ett fastighetssystem som hjälper företag och organisationer att hantera strategisk information kring sitt fastighetsbestånd. Plattformens visuella gränssnitt gör det enkelt komma åt fastighetsinformation, teknisk förvaltning, lokalvård, avtal och fakturering för respektive fastighet i systemet. www.pythagoras.se
