”Vi ville ha ett fastighetssystem att växa i”
Ett fastighetssystem har varit på tapeten i Ulricehamns kommun i flera år. Främst var det ett nytt, bättre felanmälningssystem som behövdes. Efter ett grundligt utredningsarbete föll valet på Pythagoras.
– En viktig faktor för vår del var att Pythagoras har stor förståelse för offentlig verksamhet, inte bara bostäder, säger Jörgen Lidenfors, chef för fastighetsskötseln på Ulricehamns kommun.
Det Ulricehamns kommun först och främst sökte var ett bättre system för felanmälan.
– Vi satt fast i ett äldre system som hade sina begränsningar, så vi beslutade att göra en ny upphandling. Vi specificerade våra önskemål och behov och gjorde en upphandling som inte bara var baserad på pris utan framför allt på kvalitet och framtida möjligheter.
Effektivare felanmälan
Först och främst gällde det att upprätta ett stabilt system för felanmälan, tillsyn och besiktning, men också i förlängningen att hålla ordning på besiktningar, drift och skötsel av kommunens fastigheter. Man har även valt till funktioner för ett ritningsarkiv för att underlätta den hanteringen.
– Det primära målet nu är att upprätta ett bättre system för felanmälan som gör det enklare och smidigare för folk i de olika verksamheterna att felanmäla. Syftet är att skapa ordning och reda och få bättre koll helt enkelt, säger Jörgen Lidenfors.
Möjlighet till fler funktioner
I förlängningen finns också möjligheten att låta systemet växa med fler funktioner, till exempel avtalshantering. Systemet kan även hjälpa till att hålla ordning på besiktningar och att uppfylla myndighetskrav.
– Vi har mängder med besiktningar varje år. De ska utföras, följas upp och hållas ordning på. Där kan vi ha väldigt stor hjälp av systemet.
Samma sak med ronderingar där man regelbundet kollar om något behöver åtgärdas. Då säger systemet till när det är dags.
– På det viset undviker vi att saker faller mellan stolarna och glöms bort, säger Jörgen Lidenfors.
Just nu är man i uppstartsfasen och håller på att sätta upp en testmiljö.
– Pythagoras lägger in fastigheterna i systemet så att vi kan börja testa oss fram.
Enkelhet och flexibilitet
Att välja fastighetssystem är en grannlaga uppgift och det finns många olika parametrar att ta hänsyn till.
– Vi tilltalades av flera saker. Dels att Pythagoras har en enkelhet i sitt system och att det är lättanvänt, dels att det är flexibelt och kan växa med behoven. Viktigt var också att det utvecklas kontinuerligt, avslutar Jörgen Lidenfors.
Se en kort video vad Ulricehamns kommun säger om systemet och effektivitetsvinsterna.
