Kungsbacka kommun har över 6 300 medarbetare och servar 85 000 invånare och företag. För att lyckas pågår nu ett digitaliseringsarbete där kommunen använder Pythagoras fastighetssystem för överblick och bättre samarbete mellan olika verksamheter.
Jenny Ström är systemförvaltare på Kungsbacka kommun. I hennes yrkesroll ingår ett helhetsansvar för kommunens fastighetssystem och att kravställa nya funktioner. Det var behovet av att samla all strategisk information på ett ställe som gjorde att Kungsbacka kommun investerade i Pythagoras fastighetssystem.
– Vi ville gå från flera system till ett. Vi ville också kunna dela information mellan verksamheter och varandra, säger hon.
Användarvänligt och visuellt
Att Kungsbacka kommun redan använde Pythagoras fastighetssystem för lokalvård var ett av skälen till att de tog in systemet. Men i systemet fanns också många andra funktioner som passade kommunens behov.
– Vi såg möjligheter att kunna hantera flera delar kring fastigheter som exempelvis tillsyn, planerat underhåll, komponenter och avtal. Att Pythagoras är både användarvänligt och visuellt gjorde att det beslutades om en förstudie, säger Jenny Ström.
Förstudien gav grönt ljus och idag används Pythagoras fastighetssystem av flera avdelningar. Jenny Ström säger att de nu har all information på ett ställe som är lätt att uppdatera och ett forum för samarbete inom förvaltningen. Hennes kollega, systemadministratören Magnus Johansson, ser fler vinster med det nya systemet.
– Vi har något som heter tillsyn och skötsel som våra fastighetstekniker enkelt kommer åt via appen, säger han.
Viktiga lärdomar från implementationen
Digitala omställningar är ofta komplicerade processer. Implementeringen av Pythagoras fastighetssystem var inget undantag. Några viktiga lärdomar har de fått, framför allt när det gäller standardfunktioner och skräddarsydd utveckling.
– I efterhand tänker jag att vi borde ha gjort en pilot eller ha implementerat en del i taget, för det blev lite feltänk. Vi tog för givet att Pythagoras fungerade som vårt förra system och efterfrågade därför vissa funktioner som Pythagoras skapade åt oss. I efterhand insåg vi att vi inte hade någon användning av det vi hade trott att vi behövde, säger Jenny Ström.
Bättre kollegialt samarbete
Nu när allt är på plats fungerar fastighetssystemet bra och har möjliggjort en mer rättvisande tidsåtgång.
– Vi kan få fram exakta siffror för ett visst år eller vad vi har för uppdrag kommande år. Det kunde vi inte tidigare. Det gäller även när våra tekniker är ute på jobb: då har de en tänkt tid för varje ärende men med appen kan teknikerna själva lägga in den tid det faktiskt tog, säger Magnus Johansson.
Det har också blivit ett bättre samarbete mellan de 100-tal kollegor som arbetar i systemet, och för externa aktörer som behöver komma åt information.
– Visuellt är systemet väldigt tydligt och bra, framför allt för våra sällan-användare, säger Jenny Ström.
Några önskemål
Kommunmedarbetarna menar att det finns stora möjligheter att utveckla både funktion och användning, eftersom systemet ännu är relativt nytt. Jenny Ström skulle gärna se fler massändringsfunktioner och Magnus Johansson önskar en förenkling av antalet steg generellt i systemet, just nu krävs många klick för att göra en förändring.
– Den stora grejen är att Pythagoras lyssnar och vill hjälpa oss. Det gör att vi känner oss sedda när vi kommer med önskemål, säger Jenny Ström.
– Vi kan redan i dag se att enhetschefen för fastighetstekniker har fått en bättre bild av personalplaneringen tack vare en bättre uppföljning av varje utfört arbete. Det är viktigt eftersom vi förvaltar kommunens byggnader, finansierat med skattepengar, så är det av extra stor betydelse att vi gör vårt jobb på ett effektivt sätt, avslutar Magnus Johansson.
