Migrationsverket vill skapa en gemensam process för allt som rör deras lokaler och FM-service. Migrationsverkets behov av ett gemensamt fastighetssystem för att hålla ihop antalet boendeplatser blev uppenbart under flyktingsituationen 2015 och åren därefter. Nu efter upphandling och med stöd från Pythagoras AB:s leverans av ett fastighets- och Facility Management-system har Migrationsverket kommit närmare en lösning.
2015. Flyktingvågen sveper över Europa. Statsminister Fredrik Reinfeldt uppmanar Sveriges befolkning att öppna sina hjärtan. Många på flykt kommer också till Sverige med drömmar om ett nytt liv. Den första instansen många asylsökande kom i kontakt med var Migrationsverket som arbetade intensivt med att ta hand om människorna som kom.
Rustar för dynamiska förändringar
Från att 2013 ha varit drygt 3000 anställda och med kontor på cirka 25 orter, växte myndigheten till att 2018 vara runt 9000 anställda, lokaliserade på drygt 100 orter. Vid sidan av det växte också antalet tillfälliga boendeplatser för asylsökande till drygt 100 000.
Migrationsverket lyckades lösa utmaningarna de ställdes inför 2015, men lösningarna skapade samtidigt nya dilemman. Behovet av en samlad överblick blev tydligt, vilket satte i gång en process: att få ett centralt fastighetssystem på plats. Att få kontroll på avtalen var en viktig del, men det fanns fler delar.
Nu, 2021, ser behoven annorlunda ut och kommande årsskifte bedöms behovet vara cirka 10 000 platser. Och det är där som Pythagoras AB kommer in i bilden: de hjälper myndigheten att rusta sig för att klara dynamiska förändringar även framöver.
Målet – ett system som hanterar allt
– Målet och syftet är att Migrationsverket ska ha ett system som hanterar inte bara avtal utan allt som har med lokalerna och Facilities Management-servicen att göra. Inga fler Excel-ark, inga hemsnickrade lokala lösningar. Om alla jobbar i ett gemensamt system blir det enklare och mer effektivt. Det är det vi hjälper till med nu, säger Saman Fakhraei på Pythagoras.
Arbetet är än så länge i implementeringsfasen och systemet beräknas vara klart för användning av vissa delar redan under 2021.
– Vi ser framför oss hur vi kan effektivisera vår lokalförvaltning och serviceleverans. En del är till exempel ärendehantering, där saker som felanmälan kan hanteras mycket bättre. När systemet är igång kommer det att bli enklare att snabbt nå rätt avdelning eller person med information om vad som är fel, var felet finns och vilka åtgärder som krävs, säger Kalle Lindahl, fastighetssystemansvarig på Migrationsverket.
En gemensam process över hela landet
– Migrationsverket har en stor boyta att administrera, hur stor är svårt att säga då det ändras utifrån behov. Men det är också en utspridd verksamhet. Utöver våra huvudorter Sundbyberg, Norrköping, Göteborg och Malmö finns vi på ytterligare ett 20-tal orter spridda över landet. Vår förhoppning är att det nya fastighetssystemet ska skapa struktur och enhetlighet och på sikt ett enhetligt arbetssätt för lokalfrågor inom hela verket. Målet är att få alla att göra på samma sätt i en gemensam process.
– Det blir ett gemensamt flöde för olika typer av behov, och då inte bara fastighetsrelaterade frågor. Det gör att de här delarna av verksamheten kan bedrivas mer effektivt vilket spar tid, arbete och pengar. I slutänden innebär det också en bättre användning av våra gemensamma skattemedel, avslutar Kalle Lindahl.
