Många verksamheter lever i en verklighet där mycket går ut på att effektivisera och kapa kostnader, så även enheten Städservice på Vallentuna kommun. De ansvarar för lokalvården av kommunens kontor och lokaler för barnomsorg, skola och äldreomsorg med mera. För Städservice handlar det både om att kunna effektivisera sitt arbete och leverera högre kvalitet. Och det är där Pythagoras kommer in i bilden.
Att effektivisera arbetet med städning och underhåll av kommunens lokaler är en del av det hela. Omsorgen om personalen som har ett många gånger stressigt och pressande jobb, en annan.
– Vi är inte helt i mål än vad gäller implementeringen, men målet nu när vi inför Pythagoras system för lokalvård är att kunna förenkla våra interna processer, minska administrationen och bli bättre och snabbare på att anpassa oss när förutsättningarna ändras. Tanken är att bli mer effektiva, kunna spara på kostnader och minska arbetsbelastningen, säger Edyta Loranc, ansvarig för Städservice.
Större flexibilitet
För Städservice är en viktig faktor att kunna vara snabbfotad och anpassa sig efter nya förutsättningar med väldigt kort varsel.
– Till exempel kan skolornas schemaläggning ändras och det kan hända att ett rum är upptaget när vi kommer för att städa. Med Pythagoras system kan vi i förväg se att rummet används och planera om så att vi kan vara på rätt plats vid rätt tillfälle.
Förenklad kommunikation
Systemet gör det också enklare att se vilka lokaler som har städats och vilka som återstår. Efter utfört arbete klarmarkerar fastighetsvärdarna på en läsplatta att jobbet är utfört så att arbetsledarna direkt kan se status. Allt sker i realtid och så fort en klarmarkering är gjord syns den i systemet.
På samma sätt underlättar det nya systemet proceduren vid felanmälningar – både för uppdragsgivare och personal. Det kan till exempel hända att stolarna i ett klassrum inte är uppställda på bänkarna när personalen från Städservice kommer för att städa – en fråga som ytterst handlar om ergonomi och arbetsmiljö. Att ställa upp ett par hundra stolar på bänkarna varje vecka sliter på kroppen, och ingår inte heller i Städservice-personalens uppdrag, vilket kan medföra att ett rum inte blir städat.
– Det är enkelt att felanmäla direkt via läsplattan. Vi kan även lägga in bilder och redogöra för orsaken till att ett rum inte städats. Allt lagras i systemet och transparensen ökar, vilket gör det enklare att ta en eventuell diskussion med en uppdragsgivare.
Men även uppdragsgivaren har möjligheten att enklare än tidigare komma med anmärkningar eller annan återkoppling. Det är också enklare än tidigare att göra extrabeställningar och få återkoppling.
– Får vi en extrabeställning kan vi bearbeta den direkt och snabbt återkoppla med en beräkning eller bekräftelse. Samtidigt får den som ska utföra arbetet en uppdaterad och lättöverskådlig arbetsorder.
Bättre arbetsmiljö
Just detta med tydliga scheman och arbetsordrar betyder mycket för arbetsmiljön och personalens välbefinnande.
– Att kunna planera bättre gör att vi snabbare kan anpassa oss till ändrade förutsättningar så att personalen slipper improvisera på plats, något vi har sett leder till både stress och lojalitetskriser. Man vill ju göra ett bra jobb, säga ja och göra så att uppdragsgivaren blir nöjd, men ibland sker det på bekostnad av det egna välbefinnandet. Med det nya systemet hoppas – och tror – vi att de här situationerna kommer att bli färre.
Ett verktyg för överblick och planering
Pythagoras system underlättar också vid planering av särskilda insatser. Bland annat lagras data om speciella förutsättningar i olika lokaler och fastigheter – systemet kan till exempel tala om var det finns trägolv som behöver en viss typ av skötsel, eller med vilka intervaller vissa utrymmen ska städas. Även planering av storstädningar och andra större underhållsinsatser blir enklare, liksom att följa upp behovsstädning eller att skapa rapporter eller kalkyler – all information ligger samlad i ett och samma system.
– När systemet är i full drift till sommaren kommer vi att kunna jobba smartare, effektivare och med högre kvalitet, avslutar Edyta Loranc.
