När en ny byggnad står färdig kan den förväntas tjäna samhället i upp till 100 år. För att kunna optimera fastighetens förvaltning över tid är det viktigt att redan från start sätta en strategi. Här är några råd som ger din nya fastighet en bra start och ett gott liv – både tekniskt, ekonomisk och miljömässigt.
När en nybyggnation är klar och övergår i förvaltningsläge finns mycket att tjäna på att redan från start tänka långsiktigt. Då förbättrar du förutsättningarna för att fastigheten hålls i gott skick under hela sin livslängd, och kan anpassas för olika verksamhetsbehov över tid. Det handlar exempelvis om att säkerställa effektiv resursanvändning, optimera drift och underhåll, främja hållbarhet och miljöansvar samt skapa god ekonomisk stabilitet och förutsägbarhet. Att hålla koll på alla detaljer i konstruktion är en sak, förvaltning av din fastighet är något annat. I förvaltningsstadiet behöver du vara mycket mer flexibel och snabbfotad, då förändringar kan ske väldigt snabbt. Här är några viktiga delar att tänka på för att skapa ett grundläggande underhåll av dina fastigheter över tid.
Använd standarder och praxis
Börja med att utveckla en plan för grundläggande underhåll av fastigheten. För att möta olika behov och kvalitetskrav från de som nyttjar fastigheten behöver du sätta budget och beräkna resurser. Använd Aff-definitioner för att bygga smarta intervaller och sätta á-priser som passar för din verksamhet. Det ger dig ett bra stöd inför budgetering och underhållsplanering på både kort och lång sikt. Aff-ramverket tillåter dig samtidig att addera kunskap som är specifik för din fastighet, samt styra prissättningen på ett flexibelt sätt.
Ta kontroll över ditt planerade underhåll
Underhållet behöver planeras och budgeteras över en lång tid, med olika intervaller. Idag är det vanligt att denna planering görs manuellt, i Excel, vilket ofta leder till bristfällig och ineffektiv administration. Viktig informationen riskerar att försvinna, eller att begränsas till någon enskild medarbetare, vilket ökar behovet av bättre systemstöd. Med ett fastighetssystem kan du enklare och mer effektivt hantera information och kostnader som löper över längre tid. Det hjälper dig också att hålla koll på garantitider och historisk information som kan vara lätt att ”tappa bort” efter några år.
Säkerställ en smidig tillsyn och skötsel
Ett vanligt scenario när hyresgästerna flyttar in och börjar nyttja lokalerna i en ny byggnad är att rutinerna för tillsyn och skötsel inte är helt inarbetade. Felanmälan görs ofta via en webbsida, med information som landar i en överfull inkorg, som någon därefter har som uppgift att skriva en felanmälan för och skicka vidare till rätt person som ska lösa problemet. En onödigt ineffektiv och manuell process för felanmälan för både fastighetsskötare och hyresgäster. Idag finns mycket smidigare sätt att administrera ärenden som rör tillsyn och skötsel. Med hjälp av en mobila, integrerad systemlösning kan fastighetsskötaren få aviseringar för sitt dagliga arbete direkt i mobilen.
Ett digitalt fastighetssystem ökar transparensen och kvaliteten för alla parter – från personen som felanmäler, till den som utför jobbet och den som ansvarar för att ha kontroll på mängden fel över tid. Det underlättar arbetet med att härleda om samma typ av fel uppkommer flera gånger, vilket som regel leder till att man behöver gå till botten med problemet.
Dra nytta av smart teknik för bättre övervakning och styrning
Genom att hålla fastigheten uppdaterad med den senaste teknologin går det att förbättra effektiviteten och användarupplevelsen. Det kan bland annat handla om att installera smarta system för övervakning och styrning av energiförbrukning, eller system som larmar om faktorer som påverkar medarbetarnas arbetsmiljö. Ett exempel kan vara ett lokalvårdssystem som notifierar när en toalett behöver städas. Eller en avisering om att en yta står tom trots att den är uthyrd, vilket kan skapa utrymme för bättre ytoptimering genom att ändra ytans användningsområde.
Planera för en flexibel ytoptimering över tid
Designa och planera fastigheten med möjlig framtida ombyggnad och flexibel anpassning i åtanke. Det kan innebära att planera för modulära ytor, tillräcklig utrymmesreserv samt att göra det lätt att installera eller uppgradera fastighetens infrastruktur. Det handlar även om att möta behoven hos hyresgäster som vill utöka eller minska sina ytor.
För att snabbt kunna ställa om och anpassa fastigheten är det viktigt att hålla dina ritningar och ditt fastighetsregister uppdaterat i linje med de förändringar ni gör. Om informationen inte ligger i fas med verkligheten finns det risk att det blir en utdragen och krånglig process som kan skapa onödigt gnissel i organisationen. Visuella modeller av dina ytor i fastighetssystemen förenklar hanteringen vid flytt och ombyggnation och leder till en mer flexibel omfördelning av kostnader, till exempel när en avdelning behöver mer plats.
Miljökrav och rapportering
Redan under byggnationsfasen är det vanligt att arbeta med hållbarhetsdata, bland annat med hållbara materialval i ritningarna. Rätt materialval i byggnationsfasen påverkar klimatavtrycket under fastighetens livslängd!
I övergången till förvaltningsfasen, bör du se över vilka energieffektiviseringsåtgärder som kan minska fastighetens energiförbrukning och miljöpåverkan. Sådana åtgärder kan vara installation av energieffektiv belysning, uppvärmnings- och kylsystem, isolering och användning av förnybar energi. Att minska energiförbrukningen kan ge betydande kostnadsbesparingar över tid. Ihop med tariffer utgör detta dessutom underlag för redovisning av dina fastigheters klimatavtryck i bolagets CSRD-rapporteringen. Omfattas du av detta lagkrav? Du hittar mer information på regeringen.se
Gör en riskbedömning
Gör alltid en noggrann riskbedömning av fastigheten. Säkerställ att du har ett tillräckligt försäkringsskydd samt planera och öva för att kunna hantera potentiella risker såsom brand, översvämning eller andra naturkatastrofer. Detta inkluderar också att säkerställa att fastigheten uppfyller gällande byggnormer och föreskrifter för att minimera risken för olyckor och skador. Lägg in påminnelse för dina ronderingar för att uppfylla föreskrifter kring till exempel brandsäkerhets- (SBA) och ventilationskontroller (OVK) och andra besiktningar. Med en god beredskap och väl inarbetade rutiner minimeras riskerna om någon olycka skulle hända.
Vid nybyggnation finns stora möjligheter att lägga grunden för en smart, effektiv och digital förvaltning som förlänger livslängden på dina fastigheter. Du som förvaltar ett stort fastighetsbestånd vill dessutom ha en smidig och enkel hantering som hela tiden är uppdaterad. Vill du veta mer om hur vi på Pythagoras hjälper industriföretag, kommuner och lärosäten att optimera sina fastigheter? Läs gärna något av våra kundcase.
