Att byta ett fastighetssystem är kanske inte något du har gjort tidigare i din karriär. För att få en så bra leverans som möjligt behöver du involvera många intressenter internt – allt från de som kommer att jobba som dagliga användare, berika systemet med information, eller få ut relevanta nyckeltal/rapporter ur systemet. Ett systembyte är ju så mycket mer än ett IT projekt, det handlar mer om en beteendeförändring, vilket innebär att du behöver hantera förändring i din organisation, inte bara byta system.
Du ser säkert fördelarna med att byta system, men vad ska du tänka på när du byter? Här kommer våra 5 tips för hur du kan förbereda dig inför ett systembyte:
1. Gör din hemläxa och framtidssäkra
- Börja med att kartlägga organisationens behov och skapa en tydlig kravspecifikation. Fundera över vilka funktioner som är absolut nödvändiga, t.ex. hantering av avtal, ritningar, underhåll, mobila lösningar mm.
- Tänk på framtida behov – systemet bör vara flexibelt och skalbart för att växa med verksamheten.
- Involvera alla relevanta intressenter, t.ex. fastighetschefer, teknisk personal och ekonomiavdelningen, för att säkerställa att systemet täcker hela organisationens behov.
2. Dataöverföring och datakvalitet
- Säkerställ att data från det gamla systemet kan överföras korrekt till det nya. Kartlägg vilken data som ska migreras, t.ex. hyresavtal, ritningar, eller tekniska rapporter.
- Rensa bort föråldrad eller felaktig information innan överföring. Alla mår bra av att få rensa bort onödig data.
- Planera för att hantera eventuella tekniska begränsningar, t.ex. olika filformat eller strukturer.
3. Integration och API
- Undersök om det nya fastighetssystemet kan integreras med andra system som redan används, t.ex. ekonomisystem, energisystem, IoT-sensorer eller underhållssystem.
- Kontrollera att det finns API:er eller andra tekniska lösningar för att skapa en smidig koppling mellan systemen.
- Integration är avgörande för att undvika informationssilos och säkerställa ett effektivt arbetsflöde.
4. Användarvänlighet
- Systemets användarvänlighet är avgörande för framgång. Det ska vara enkelt för både fastighetschefer och övrig personal att använda.
5. Boka upp interntid och -resurser
- Planera för en tydlig utbildning av användarna, inklusive handledning, manualer och support.
- Säkerställ att systemleverantören erbjuder tillräckligt med support och vägledning under och efter implementeringen.
- Identifiera risker och skapa en plan för hur problem ska hanteras under övergången.
- Säkerställ att det finns tillräckliga resurser och stöd från leverantören för att implementeringen ska bli framgångsrik.
Glöm inte heller att utvärdera leverantören. Att kontrollera leverantörens erfarenhet från liknande projekt och att säkerhetsställa att leverantören kommer att erbjuda långsiktig support, systemuppdateringar och vidareutveckling av produkten.
