I större förändringsprojekt är det sällan den tekniska kompetensen som saknas. Utmaningen ligger snarare i att få med sig organisationen. Med en tydlig implementationsmetodik skapar du bättre förutsättningar att nå uppsatta mål och guida verksamheten på förändringsresan. På Pythagoras har vi stor förståelse för dessa utmaningar. Vi möter också många organisationer som inser värdet av att arbeta metodiskt, målmedvetet och förankrat för att lyckas i förändringsarbetet.
För att hjälpa våra kunder med en hållbar förändring och för att få ut mesta möjliga värde av Pythagoras fastighetssystem samarbetar vi med Implero som är specialiserade på systemimplementationer och den förändringsresa som krävs. Vi tog ett snack med Patrik Hamrin och Markus Gellner från Implero för att få veta mer.
Vad gör Implero?
Implero är experter på projekt- och programledning samt tillämpad transformation. Det innebär att vi kan ge organisationer det stöd som behövs för ett framgångsrikt förändringsarbete i samband med implementationer av olika system.
Många organisationer går in med i sina implementationsprojekt oroar sig över hur man ska gå tillväga. IT-avdelningen är oftast både kompetent och förberedd på att utföra jobbet vid en systemimplementation, men det är inte där skon klämmer. Den stora utmaningen är att förändring alltid handlar om mänskliga föreställningar och beteenden.
Oron är inte heller helt obefogad. Studier visar att hela 70 procent av alla förändringsinitiativ inte når sina mål. Det är svårt att få människor att ändra invanda arbetssätt, och att skapa medvetenhet kring varför de behöver göra det. När osäkerheten kring det nya okända ökar, minskar ofta också motivationen som är en bärande kraft i all framgångsrik förändring.
Att hitta formerna för att skapa förståelse och delaktighet blir därför extra viktigt för att kunna uppnå målen med förändringen.
Vi brukar alltid säga att man ska se på införandet av det nya IT-systemet som en verksamhetsförändring snarare än som ett IT-projekt. Ni vill verkligen lyckas med införandeprojektet och att det nya systemet skall bli omtyckt av verksamheten, ta därför kontroll och driv ett strukturerat förändringsarbete för att nå största möjliga framgång.
Sen är det också viktigt att ha roller och ansvarsfördelningen klar för sig. Ett IT-införandeprojekt är en gemensam resa mellan kund och leverantör. Systemleverantören tar ansvar för IT-systemet och leder systeminförandet, men förändringen måste drivas och ledas på kundens sida – där förändringen faktiskt sker.
Börja i rätt ände – 4 steg på vägen för en lyckad förändring
För att lyckas i en förändring finns några grundläggande insikter och verktyg som är bra att ha med sig. I större projekt, som vid en övergripande digitalisering och systemimplementering, blir det behovet särskilt tydligt.
Steg 1: Sätt igång arbetet och ta – ta hjälp av en strukturerad modell
Första steget i en förändring kan upplevas stort. ”I vilken ände ska vi börja?” En bra början är att formulera Varför ni gör förändringen, Vad ni vill uppnå och Hur den kan genomföras. Det behöver inte vara perfekt från början, ta emot frågor, synpunkter och oro och använd detta till att förtydliga svaren på frågorna ovan.
För att börja identifiera vilka aktiviteter som krävs för att driva förändringen är det bra att utgå ifrån vedertagna metoder. Ett sådant exempel är ADKAR-modellen, en förändringsledningsmodell som baseras på de fem steg individer behöver ta sig igenom vid förändring:
A – Awareness (Medvetenhet) – skapa förståelse för varför förändringen behövs.
D – Desire (Vilja) – få medarbetarna att vilja delta i förändringen.
K – Knowledge (Kunskap) – säkerställa att alla har rätt kunskap för att arbeta på nya sätt (t ex i det nya fastighetssystemet).
A – Ability (Förmåga) – stötta användarna i att omsätta kunskapen i praktiken; träning, support, tid.
R – Reinforcement (Förstärkning) – följa upp och belöna korrekt användning för att säkerställa att förändringen håller i sig.
Se det som en strukturerad vägledning för hur du kan leda användare genom förändringen. Ett av syftena med modellen är att minska motståndet genom att ta hänsyn till både känslor och kunskap. Med rätt stöd ökar acceptansen och engagemanget i organisationen, vilket säkerställer en bättre, mer långsiktigt hållbar förändring och förstärkning av nytt arbetssätt.
Steg 2: Visualisera för att förenkla och öka samsyn
Genom att visualisera vad som kommer att behöva förändras blir informationen lättare att förstå och ta till sig. Det är viktigt för att redan i ett tidigt skede etablera rätt förväntningar i organisationen. Exempel på några centrala delar som är bra att visualisera är:
Verksamhetens förmågor – visa vad ni gör (inte hur)
- Vilka ”huvudförmågor”, dvs delar av organisationen/ansvarsområden, omfattas direkt av förändringen?
- Vilka ”stödförmågor” påverkas indirekt av förändringen?
Gör en ”värmekarta” över de delar av verksamheten som förändras mest respektive minst med nuvarande status per funktion
Utifrån den övergripande förmågekartan kan du skapa en mer detaljerad bild, exempelvis genom att beskriva vilka delar i verksamheten som bedöms förändras mest respektive minst, vilka är viktiga och mindre viktiga att adressera tidigt respektive senare och varför – drivkrafter till förändringen. Genom att addera effektmål utifrån såväl system- som användar- och kundperspektiv blir det mycket enklare att förstå vad som behöver vara i fokus när och vad som är viktigt att kommunicera.
Planera införandet steg för steg
Förändring drivs bäst stegvis. Hur stora steg beror på hur stor förändring ni behöver åstadkomma, och den kultur och normer som gäller i er verksamhet. Ett bra sätt skapa tydlighet kring förändringen är att visa på när förändring är tänkt att ske; vad adresseras nu och vad väljer vi att göra senare? Det är viktigt att förstå att i ett implementationsprojekt kommer väldigt mycket lärdomar och insikter under resans gång, så fokusera det första steget på det som verkligen är avgörande för er verksamhet på kort sikt. Visualisera hur kommande steg kan tänkas se ut, men var tydlig med att planen kan ändras om ni får nya insikter. Det ger organisationen en större trygghet och en mer enhetlig bild av vad som kan förväntas i till exempel en Etableringsfas respektive Stabiliseringsfas.
Steg 3: Skapa engagemang tidigt och över tid
Kommunikation och engagemang är två centrala nycklar i förändringsarbetet. Därför är det viktigt att involvera rätt personer på olika sätt redan tidigt i förändringsarbetet och löpande under införandet.
- En Intressentanalys hjälper dig att ta reda på vilka som påverkas och på vilket sätt.
- En Kommunikationsplan är viktig för att kunna möta olika kommunikationsbehov i din verksamhet.
- En Utbildningsplan tydliggör hur medarbetarna ska rustas med rätt kunskap, förmågor och förutsättningar för att kunna realisera förändringen.
Steg 4: Mät, utvärdera och fira framstegen
”Det som mäts, blir också gjort.” Det gäller både under planering, genomförande och efter införandet. Att kunna se och förstå vad vi uppnår längs vägen bidrar till ökad delaktighet och motivation. För att skapa kontinuitet i mätningen är det bra att börja mäta tidigt i projektet och definiera frågeställningar som kan ställas återkommande före, under, efter förändringen. Här är några exempel:
- Förstår du varför förändringen görs?
- Är du positiv eller negativ till förändringen? Motivera.
- Hur trygg är du med att organisationen kan hantera förändringen?
- Upplever du att du får det stöd du behöver för att anpassa dig till det nya? Om inte, vad saknas?
Pythagoras och Implero hjälper dig på förändringsresan
Att ta in en extern konsult för projekt- och förändringsledning tillför en dedikerad resurs och expertkompetens i att leda människor genom förändringen, vilket ofta är en utmaning när projekt drivs enbart med befintliga, interna resurser som också har sitt dagliga arbete att hantera. En extern förändringskonsult ger din verksamhet tillgång till erfarenhet från liknande förändringsarbete, beprövade metoder, strategisk kommunikation och ett utifrån-perspektiv som ger bättre förutsättningar att lyckas.
Pythagoras samarbetar med Implero för att ge våra kunder den trygghet, vägledning och förändringsexpertis de behöver för att skapa största möjliga värde och nytta vid implementeringen av Pythagoras fastighetssystem. Från förstudie till realisering och uppföljning. Här kan du läsa om ett större förändringsprojekt som vi har genomfört tillsammans: ”Så driver Nacka kommun förändring mot mer digital fastighetsförvaltning”
Vill du veta hur vi kan hjälpa dig? Hör av dig till oss på Pythagoras så berättar vi mer.
