Umeå kommun har valt Pythagoras som nytt fastighetssystem efter en konkurrenspräglad dialog, en upphandlingsform som gav kommunen möjlighet att utforma kravspecifikation och utvärdering i nära samarbete med leverantörerna.
Umeå kommun förvaltar drygt en miljon kvadratmeter lokaler, varav cirka 800 000 kvadratmeter är egna fastigheter och 200 000 hyrs in. Det tidigare fastighetssystemet, upplevdes som tungrott och svårt att använda, vilket gjorde att nyttan av insamlad data ofta gick förlorad.
”Vi såg ett behov av ett mer intuitivt system som fler i organisationen faktiskt vill och kan använda. Pythagoras ger oss ett visuellt och flexibelt stöd och bättre överblick över hela fastighetsbeståndet. Det skapar helt nya möjligheter att fatta rätt beslut i rätt tid,” säger Hanna Ekman, verksamhetsutvecklare på Umeå kommun.
Upphandling genom konkurrenspräglad dialog
Kommunen valde ett dialogpräglat upphandlingsförfarande – ett arbetssätt där upphandlingsgruppen, bestående av bland annat systemadministratörer, fastighetsförvaltare och driftpersonal, tog fram scenarier som leverantörerna sedan demonstrerade. Arbetssättet gav en tydlig bild av systemens styrkor och svagheter och bidrog samtidigt till att projektgruppen redan under upphandlingen byggde upp erfarenheter och relationer som nu används i införandet.
Höga förväntningar
För Umeå kommun är satsningen på Pythagoras en viktig del i att skapa ordning och överblick i en komplex fastighetsorganisation.
”Vi har höga förväntningar på att Pythagoras ska bidra till bättre styrning, mer effektiva processer och ökad delaktighet i organisationen. Systemet är enkelt att förstå och ger oss bättre kontroll på både helheten och detaljerna,” avslutar Hanna Ekman.
Hanna Ekman
Verksamhetsutvecklare Umeå kommun
