Att enkelt kunna få fram rätt information i rätt tid är avgörande för att kunna arbeta proaktivt med ledning och styrning i avtalshanteringen för dina fastigheter. Här är några exempel på uppföljning som ger en bra översikt och underlag för analys och kontroll, både för hyresgäster och hyresvärdar.
En effektiv rapportering och uppföljning av avtalshantering baserad på realtidsdata gör det möjligt att tidig identifiera risker, kostnadsavvikelser och framtida behov. Med regelbundna och strategiska rapporter blir ledning, ekonomiavdelning och controllers bättre rustade att förutse utmaningar och fatta välgrundade beslut. Det kan ge betydande kostnadsbesparingar och effektiviseringar.
Nedan följer exempel på några områden som ger dig bra kontroll på de avtal som är kopplade till dina fastigheter och som går att följa med hjälp av Pythagoras:
1. Avtalsöversikt – ger en helhetsbild av alla aktuella avtal inom fastighetsportföljen, avtalsperioder inklusive start- och slutdatum, kostnader och ansvariga parter. Hjälper ledningen och ekonomiavdelningen att identifiera längden på olika avtalsåtaganden. Med en god avtalsöversiktkan du arbeta mer strategiskt och fatta mer välgrundade beslut. Det bidrar till bättre planering, bevakning och framförhållning, exempelvis när avtal ska förnyas eller omförhandlas. Det minskar också risken för oväntade kostnader om viktiga datum och villkorsändringar missas.
2. Kostnadsanalys – visar totala avtalskostnader per fastighet, nedbrutet på olika ytor, hyresgäster eller kategorier som exempelvis service, underhåll, säkerhet eller städning. Det ger en tydlig bild av hur hyreskostnader och hyresintäkter fördelas. Det går också lättare att jämföra kostnader mellan olika fastigheter, identifiera områden för kostnadsbesparingar och säkerställa att budgeten hålls.
3. Fastighetsutnyttjande – för uppföljning av användning och nyttjandegrad för olika fastigheter eller lokaler, kopplat till olika avtal, drift och underhåll. Genom att löpande följa upp hur olika ytor nyttjas kopplat till avtalen, går det att fatta bättre beslut för att optimera fastighetsutnyttjandet utifrån faktisk användning av olika ytor. Med rätt informationen går det att skapa bättre ytoptimering och kostnadsfördelning, samt för att fånga upp eventuella vakanser. Det är inte minst relevant för tillverkningsbolag med många olika typer av verksamhetsområden, fastigheter, ytor och avtal att hantera.
I tillägg kan du, på ett effektivt sätt, jobba med och löpande följa upp:
Budget och prognos
Underlättar avstämning av budgeterade kostnader mot faktiskt utfall. Informationen kan användas för att göra olika kalkyler baserat på fiktiva indexuppräkningar och priser för olika ytor på kort eller lång sikt. Andra parametrar som kan tas med i beräkningen är till exempel datum för uppräkning (kostnader och/eller intäkter), extra tillägg, rabatter etc. Rapporten är användbar för att följa upp att kostnaderna håller sig inom budgeten. När budgetavvikelse identifieras tidigt går det att agera mer proaktivt vilket stärker den finansiella kontrollen över fastighetens kostnader och intäkter.
Riskhantering och uppföljning
Riskhantering är en viktig, förebyggande del i avtalshanteringen för att upprätthålla god beredskap och kunna bedöma vilka risker man behöver ta höjd för i avtalsportföljen. Exempel på riskrapport, vanlig inom avtalshantering, är en s k Liability report. Rapporten används för att beräkna ”minsta avtalsskuld”, d v s det restbelopp som måste betalas vid uppsägning av ett visst avtal. Den fungerar bland annat som underlag för vidare bearbetning och rapportering enligt IFRS 16. Den kan även gen en vägvisning om det är värt att kliva ur ett avtal i förtid. Det går även att följa vilka andra potentiella omkostnader som är kopplade till avtalet.
Att minska företagets exponering mot avtalsrisker är ofta av särskilt intresse för verksamheter med stora ytor, till exempel industrifastigheter, som binder stora kostnader.
I Pythagoras underlättas arbetet med ytoptimering och kostnadsfördelning med det visuella gränssnittet, med kopplingen till ritningar och digitala tvillingar.
Vilka rapporten använder ni för att leda, styra och följa upp avtalshanteringen i ditt företag? I Pythagoras helhetslösning interageras avtalen sömlöst med all relaterad fastighetsinformation. Det stärker möjligheterna för ledning och styrning. Läs mer om Pythagoras för Industriföretag här
