I Pythagoras fastighetssystem är den digitala tvillingen eller ritningarna centrala för alla delar av fastighetsförvaltningen. Den digitala tvillingen blir en visuell, alltid aktuell referenspunkt som gör informationen mer lättillgänglig och tillförlitlig. Det sägs ju att hjärnan processar en bild tusentals gånger snabbare än en text. En digital tvilling ger dig därför flera fördelar i avtalshanteringen.
Avtalshanteringen är en central del i den ekonomiska förvaltningen. Ju mer komplex fastighet, desto snårigare och mer omfattande hantering. Komplexiteten är inte nödvändigtvis kopplad till mängden avtal. Det beror snarare på hur många olika villkor och index som du behöver bevaka, hur många olika typer av lokaler som verksamheten nyttjar, om avtalshanteringen omfattar fastigheter på olika orter eller i olika länder.
Fastighetshanteringen i tillverkande bolag är exempelvis ofta mer komplex, med olika ytor och orter för produktion, kontor, lager och logistikhantering. Behovet av korrekt avtalskontroll och uppföljning ställer höga krav på att rätt information finns lätt tillgänglig i rätt tid. Effektiv kostnadsuppföljning, på totalnivå och nedbrutet på hur lokalerna nyttjas, är ett annat viktigt område. Det kräver ett fastighetssystem som är anpassat för de specifika förutsättningar som gäller industriföretag.
Koll på helheten med snabb översyn på avtalsläget
Att snabbt kunna få en bild av vilka samband och beroenden som gäller mellan olika avtal är avgörande för att kunna arbeta effektivt. Genom avtalen får du koll på vilken avdelning som finns i vilken fastighet eller om du har vakansytor som du behöver få belagda. Om respektive avdelning hos er betalar för sina ytor så kan du enkelt hantera internkostnadsfördelningen i din avtalshantering.
Med kopplingen till den digitala tvillingen, som är centralt i Pythagoras, får du bättre koll på helheten och en snabb översyn på avtalsläget, samtidigt som du enkelt kan fördjupa dig i enskilda avtal eller fastigheter.
Med den digitala tvillingen kan du enkelt få en översikt av till exempel: Vilka ytor har vakanser? Hur är ytfördelningen gjord i fastigheten? Vilka delar av lokalerna äger respektive hyr vi? Vilka avtal ska indexuppräknas eller villkorsändras inom den närmaste perioden? Vad betalar vi för våra lokaler i Stockholm respektive Göteborg? Hur ser kostnaderna ut för olika typer av ytor? Vilka lokalkostnader ska jag som är ansvarig för produktionsenheten i Gävle budgetera för kommande år? Vad ska vi fakturera för vår andrahandsuthyrning av två kontorsplatser, inkl. gemensamhetsutrymmen?
Visuellt och överskådligt eller i tabell?
Flera perspektiv och dimensioner med informationen speglad i den digitala tvillingen
Den centrala kopplingen till den digitala tvillingen i Pythagoras gör informationen mer tillgänglig för fler i organisationen med olika behov. För avtalshanteringen innebär det att samma data kan ses ur olika perspektiv, i ett visuellt gränssnitt och som en mer traditionell lista. Var för sig eller kombinerat, sida vid sida på skärmen. På så sätt blir arbetet mer dynamiskt och lättillgängligt, vilket gör det enklare att se samband och ta reda på vad som gäller för olika ytor, samtidigt som du inte mister Excel-bladets styrka i att sortera och bearbeta data.
Olika personer har olika preferenser för hur de vill ta till sig information. Beroende på hur informationen ska användas finns också fördelen med att kunna presentera och visualisera den på olika sätt i organisationen. Eftersom systemet uppdateras i realtid, är alla data alltid desamma oavsett val av gränssnitt, eller vilken roll eller informationsbehov du har.
Sätter avtalshanteringen i ett större sammanhang
Att lyfta blicken och se helheten är på flera sätt ett strategiskt vägval. Idag är avtalshanteringen inte något du gör enskilt, allt hänger ihop med flera beroende. Det är som regel bristande kontroll och bevakning i en manuell avtalshantering som leder till att företag missar viktiga datum, indexering och villkorsändringar. Det kan i sin tur kan leda till betydande merkostnader.
Ekonomisk kontroll och uppföljning är därför centralt i avtalsarbetet. ”Betalar vi rätt belopp? Stämmer hyresfaktureringen enligt gällande avtal med våra hyresgäster?” Tecknade avtal är alltid statiska och ska vid varje givet tillfälle enkelt kunna hittas digitalt och presenteras korrekt. I Pythagoras går det att prognostisera kostnader eller utforska ytoptimeringen genom att laborera med olika parametrar och ”flytta om” i den digitala tvillingen. Med den direkta, integrerade kopplingen till avtalshanteringen kan du samtidigt utforska vilka möjligheter och begränsningar det innebär i enskilda avtal.
Allt fler företag ser fördelarna med en tydligare översyn genom en sömlös koppling mellan en digital tvilling, objekt och avtal.
Allt fler företag ser fördelarna med en tydligare översyn genom en sömlös koppling mellan en digital tvilling, objekt och avtal. En dubbelriktad integration mot ekonomisystem gör också det dagliga arbetet med uppföljning enklare. Med en flexibel och användarvänlig digital helhetslösning för både teknisk och ekonomisk förvaltning blir det enklare att dela viktig information, där alla i organisationen har åtkomst till samma realtidsdata. Att sätta avtalshanteringen i ett större sammanhang ökar förståelsen för hur central den är i fastighetsarbetets livscykel. Det visuella gränssnittet bidrar till att fler kan se sammanhangen och enklare ta till sig information.
Det visuella gränssnittet med kopplingen till en digital tvilling är unikt i Pythagoras och något som många företag upplever skapar mervärde i fastighetshanteringen. Vill du veta mer om hur det kan se ut och vilka fördelar det kan ge ditt företag?
