Gavlefastigheter samlade all ärendehantering i ett system

Från en skriptad speciallösning med dubbla system till en samlad standardlösning i Pythagoras.

Om Gavlefastigheter

Gavlefastigheter är ett kommunalt bolag som äger och förvaltar fastigheter som skolor, förskolor, fritidsanläggningar, kulturbyggnader och kontorslokaler i Gävle kommun. Med en egen driftavdelning sköter de förvaltningen av sina cirka 500 byggnader helt i egen regi. Sedan 2021 använder de Pythagoras fastighetssystem med modulerna Byggnad, Komponentregister, Avtal, Planerat underhåll och Ärende.

Utmaning: två system med samma syfte

Driftavdelningen tillkom genom en fusion och hade med sig ett eget system för arbetsorder som heter Rekyl. Systemen synkades, vilket ibland medförde utmaningar och dubbelarbete då Kundservice behövde titta i båda systemen för att kontrollera informationen.

Ärendehanteringen i Pythagoras var dessutom en skriptad speciallösning, anpassad just för Gavlefastigheter. Den fungerade, men varje gång något behövde justeras eller vidareutvecklas var det kostsamt. Resultatet blev att verksamheten fick anpassa sig efter systemet istället för verksamhetens behov.

Målbilden: att effektivisera

Gavlefastigheter ville samla allt i ett och samma system, effektivisera flödena mellan avdelningar och gentemot kunder och leverantörer, och på sikt öka kundnöjdheten och sänka systemkostnaderna (i och med att man slopade ett system). Men lika viktigt var att inte tappa det som redan fungerade väl.

Lösningen: samla fastighetsförvaltningen i ett system

Sedan Gavlefastigheter började jobba med Pythagoras och hörde om den nya standardlösningen på ärendehantering som var på gång, har man väntat på den. Trots att det är en standardlösning är den flexibel och konfigurerbar. vilket var viktigt för Gavlefastigheter så att de själva kan anpassa och bygga vidare på den utan att det kräver dyr specialutveckling.

I samma veva passade man på att även lägga till modulen Tillsyn och skötsel, så att driftavdelningen fullt ut skulle kunna arbeta i Pythagoras och det gamla parallellsystemet kunde fasas ut.

Med standardlösningen för ärendehantering får Gavlefastigheter ett system de äger och kan utveckla själva, i stället för att vara beroende av oss för varje förändring. Anna Haglund, Pythagoras AB

Så gick det till: implementationsresan

Gavlefastigheter valde att driva förändringen i projektform och tog in en extern projektledare. Det frigjorde tid från den ordinarie organisationen och säkerställde att möten bokades, beslut dokumenterades och arbetet följdes upp.

En grundlig nulägesanalys var ett tidigt och viktigt steg. Genom att kartlägga vad som fungerade och vad som skavde fick projektet en baseline att stämma av emot – ett kvitto på om resultatet faktiskt blev bättre, inte bara annorlunda.

Gavlefastigheter upprättade en projektplan med tidsplan, riskanalys och projektgrupp med deltagare från hela bolaget. Konfigurationsmöten hölls med Pythagoras för att lägga grunden: vilka ärendetyper skulle finnas, vilka kategorier, vilka behörighetsgrupper med mera. Lösningen testades, justerades och testades igen – med bred involvering av personalen längs hela vägen.

Det tog mer tid än vi räknat med, men det var rätt väg att gå. Att involvera alla från början gjorde att förändringen landade bra i organisationen. Linnéa Kastemyr, Gavlefastigheter

Lärdomar som Gavlefastigheter delar med sig av

Räkna med mer tid än du tror. Det är inte bara möten och förberedelser – det är också tid på den egna kammaren att skruva på konfigureringar och fatta beslut. Standardlösningen är flexibel, och det är en styrka, men flexibiliteten innebär också många vägval längs vägen.

Driv det som ett projekt. En extern projektledare avlastar organisationen och håller tempot uppe, utan att kärnteamet drunknar i administration.

Prata med branschkollegor. Andra som gjort samma resa har ofta konkreta tips om vad som fungerar och vad som är onödigt att lägga tid på.

Resultat

Det är ännu tidigt att dra några definitiva slutsatser eftersom implementeringen är färsk och förändringen fortfarande pågår. Den samlade bilden är ändå övervägande positiv: de flesta medarbetare upplever att arbetet fungerar bra i det nya systemet, och förändringsviljan i organisationen är hög.

Systemkostnaderna har tillfälligt ökat under övergångsperioden då två system körs parallellt – men när det gamla systemet väl är utfasat och allt är samlat på en plattform förväntas kostnaderna minska, vilket var ett av målen med konsolideringen.

Det finns medarbetare som föredrar det tidigare systemet, och den feedbacken tas på allvar. Förändringsledning är en process, inte en händelse, och det fortsatta arbetet handlar om att säkerställa att fler hittar sin väg i det nya arbetssättet.

Kundnöjdheten följs löpande, men det är för tidigt för att se tydliga utslag i mätningarna.