Att genomföra en offentlig upphandling av ett nytt fastighetssystem är en komplex process som kräver noggrann planering och strategiska beslut. Genom att dra nytta av best practice kan du säkerställa en bättre upphandling och mer långsiktig verksamhetsnytta. Här är några viktiga steg och råd på vägen mot en lyckad upphandling.
Steg 1: Kartläggning – fånga verksamhetens behov på rätt sätt
Vilka behov är viktiga att identifiera?
Fokusera inte enbart på de mest uppenbara behoven utifrån vad ni saknar i dagens lösning. Avgörande på lång sikt är kombinationen av nya arbetssätt och ett nytt system. Ta avstamp i de centrala delarna i förvaltningen för den typ av fastigheter upphandlingen gäller. Samordna behoven inom teknisk och ekonomisk förvaltningen för att dra nytta av fördelarna med en integrerad process.
Se ny teknik, innovation och nya regelverk som en möjlighet
Den tekniska utvecklingen går fort. Det påverkar förutsättningar även inom fastighetsförvaltning. Inte minst kopplat till högre krav på effektivitet, säkerhet och hållbarhet. Mobilitet, AI, IoT och hanteringen av stora mängder av fastighetsdata är några exempel på framtida behov som bör vägas in eftersom de ofta bidrar till ett mer framtidssäkert val av fastighetssystem.
Tänk utanför boxen
De företag som lyckas bäst i sina upphandlingar är de som definierar sina behov utifrån vilka resultat de vill uppnå och hur de vill att arbetet ska förbättras och effektiviseras på längre sikt. Begränsa inte kartläggningen och hur behoven definieras till vad ni har och hur ni gör idag.
Prata med flera leverantörerna
Att redan i ett tidigt skede kartlägga alternativa lösningar på marknaden ger värdefull information om vad som är möjligt. Det hjälper dig att förstå alternativa angreppssätt för att möta just era behov, vad som är kostnadsdrivande och vilka standardprocesser olika lösningar erbjuder. Att ha en dialog med olika leverantörer redan innan upphandlingen är ofta ett bra sätt att identifiera rimliga kravnivåer och prioriteringar i din fortsätta kravformulering.
Steg 2: Kravställning – omvandla verkliga behov till rätt krav
Omvandla behov till rätt kravställning
Olika lösningar kommer med stor sannolikhet att påverka arbetssätt och resultat på olika sätt framåt. Lägg därför ner god tid och omsorg på att omvandla behoven till krav baserat på vad ni vill uppnå. Hur ser visionen ut? På vilka sätt kan ett nytt fastighetssystem stötta verksamheten på bästa sätt? Ett tips för att förankra och få en bred bild av kraven kan vara en behovsworkshop med fastighetsskötare, administratörer och IT.
Gör rätt avvägning mellan Skall och Bör i kravställningen
Det är en balansgång mellan skallkrav och börkrav. Med för höga skallkrav riskerar potentiella aktörer att uteslutas och med otydliga börkrav kan bedömningen bli för subjektiv. Låt därför skallkraven spegla det som är absolut nödvändigt för en fungerande leverans. Utforma börkraven för det som ger ett mervärde som kan poängsättas på ett objektivt och förutsägbart sätt. Då blir jämförelsen mellan verksamhetsnyttan i förhållande till kostnaden för att få en viss funktion på plats mer rättvisande.
Ställ rätt frågor, på rätt sätt
En nyckel i kravställningen är tydlighet. Det gör du bland annat genom att ställa rätt frågor på rätt sätt, så att både beställare och leverantör förstår vad som kan och kommer att levereras. Hur du ställer dina frågor kommer att påverka vad en leverantör väljer att betona och presentera i sitt svar. Ju mer konkret du i frågeställningen kan koppla kraven till nytta, användarupplevelse och din målbild, desto enklare och bättre blir förutsättningar för att utvärdera och jämföra olika lösningar.
Steg 3: Utvärdering – systematisk och verklighetsförankrad
Välj utvärderingsmodell med omsorg
En utvärderingsmodell är avgörande för att säkerställa en rättvis, transparent och objektiv upphandling. Bestäm utvärderingskriterier och viktning av de kriterier som ska bedömas, till exempel pris, kvalitet, funktionalitet, hållbarhet och service. Ett riktvärde är att vikta pris (max 30%) lägre än kvalitet och ta hänsyn till kostnaden för systemets hela livscykel. Be leverantören hålla en upplevelsebaserad systemdemo. Det ger bättre förståelse för hur arbetet kommer att fungera i praktiken för operativ personal och ledning.
Håll fokus på ställda krav och verksamhetsnyttan
Med en väl genomarbetad och verksamhetsförankrad kravställning blir det lättare att hålla fokus på ställda krav även i utvärderingen. Formulera scenarios som utgår från vanliga arbetsflöden och verkliga händelser i förvaltningen. Då kan de återspeglas i en demo och kopplas till både situationer, funktioner och processer i fastighetssystemet. Exempel på en fråga i utvärderingen kan vara: ”Visa hur man gör ett planerat underhåll från ax till limpa i systemet.”
Stöd i den kvalitativa utvärderingen och beslut
Att utvärdera olika systemalternativ för att säkerställa ”rätt val” är alltid en utmaning. Förutom en upplevelsebaserad demo kan fördjupande leverantörs- dialoger, specifika användartester och kundreferenser bidra till en mer kvalitativ utvärdering. Det är även viktigt att sammanställa resultaten av alla delar i utvärderingen för att kunna motivera vilket anbud som till slut vinner. Den dokumentationen ska även kunna stå emot en eventuell överprövning.
En väl genomförd upphandling lägger grunden för en effektiv och hållbar fastighetsförvaltning. Med best practice kan ta du vara på möjligheterna bättre och se till att upphandlingen bli en strategisk investering för framtiden.
I vår guide ”Så gör du en kvalitetssäker upphandling av fastighetssystem – best practice för offentliga affärer” får du mer råd och vägledning inför din nästa upphandling.
