Av erfarenhet vet vi att många som står inför en upphandling fastighetssystem – oavsett om du är kravställare, fastighetschef, upphandlare eller i en annan roll – gärna vill ha stöd och vägledning för att kunna fatta så välinformerade beslut som möjligt. Inom offentlig upphandling omfattar det även att ta ställning olika upphandlingsformer och förfaranden.
Här reder vi ut begreppen och ger dig insikter om för- och nackdelar med olika upphandlingsformer och förfaranden kopplat till upphandling av fastighetssystem. Det kan hjälpa dig att ta ställning vilket angreppssätt som passar din organisation bäst.
Olika upphandlingsformer – ett sammandrag att olika villkor och förutsättningar
| Upphandlingsform | Passar bäst | Fördelar | Nackdelar |
| Direktupphandling Enklare upphandling, tröskelvärde enligt LOU (ofta cirka 700 000 SEK). Kräver ingen utannonsering, kan genomföras snabbt med direktförhandlingar. | · Mindre inköp av system eller tilläggstjänster · Testprojekt eller pilotinstallationer · Brådskande behov, eller begränsat marknadsutbud | · Enkelt att välja leverantör · Går snabbt med direktförhandling · Kan testa mindre scoop inför större beslut · Mindre administration | · Risk för bristande konkurrens om marknaden inte kartlagts ordentligt · Risk att missa bästa lösning vid för snabb behovsanalys · Beloppsgränsen kan begränsa möjligheten att möta alla behov |
| Traditionell upphandling via LOU Formell, strukturerad, konkurrensutsatt process där anbud begärs in och utvärderas enligt fastställda kriterier. Kräver mer tid och resurser. | · När behovet kräver en omfattande, långsiktig lösning · För större, komplexa system med hög investering · När transparens och konkurrensutsättning är viktig för bästa pris och kvalitet | · Säkerställer bästa pris / bästa kvalitet · Möjlighet att ställa detaljerade krav på funktion och prestanda· Inga beloppsgränser · Tydlig juridisk process | · Lång, administrativt tung process· Risk för ”stel” upphandling, begränsat utrymme för mer innovativa lösningar · Krävs ofta expertis och resurser för krav och utvärdering · Kan leda till att det billigaste alternativet vinner trots att det inte är bäst för verksamheten |
| Avrop ramavtal – Licensförsörjnings-avtal via Kommerskollegiet eller Adda Avrop från ramavtal med redan upphandlade villkor förenklar processen och minskar administrationen. Kan till exempel användas för att köpa licenser utan att genomföra en ny upphandling. | · När det finns ett ramavtal som täcker behovet · Snabbare, enklare upphandling av standardiserade system · När fokus ligger på en kostnadseffektiv, smidig inköpsprocess | · Enkel administration· Kostnadseffektivt · Snabb process med som regel redan kvalitetssäkrade system att välja mellan · Tillgång till stöd, rådgivning | · Begränsat urval · Kan i vissa fall upplevas mindre flexibilitet, p g a fördefinierade krav · Begränsat urval utifrån till det som redan är centralt upphandlat |
Olika förfaranden – när passar vilket sätt bäst?
Förutom olika upphandlingsformer påverkar valet av förfarande vid förhandling och utvärdering hur väl du kommer kunna säkerställa att upphandlingen leder till önskat resultat. Här är tre alternativa angreppssätt:
Öppet förfarande – när kraven är tydliga och lösningarna standardiserade, med flera leverantörer som kan erbjuda likvärdiga lösningar där pris och kvalitet lätt kan jämföras. Snabb, transparent process, men utan möjlighet att förhandla.
Förhandlat förfarande – när krav kan behöva anpassas och en standardlösning inte räcker till. Större flexibilitet, bättre möjlighet att anpassa lösningen och att diskutera olika aspekter i anbuden med leverantörerna, för att möta behoven på bästa sätt. Kräver mer kompetens, tid och resurser än ett öppet förfarande.
Konkurrenspräglad dialog – passar komplexa upphandlingar där organisation behöver vägledning om möjliga lösningar, eller där exakta krav är svåra att definiera från början. Ger utrymme för skräddarsydda lösningar och innovation som ni själva kanske ännu inte har identifierat. En flexibel, men ofta lång och arbetsintensiv process.
Vilken upphandlingsform och vilket förfarande som passar bäst för just din organisation beror på olika faktorer, men det finns några tydliga hållpunkter.
En direktupphandling kan du överväga när du har ett tydligt syfte och en långsiktig plan.
Om det finns möjlighet att använda en konkurrenspräglad dialog eller ett förhandlat förfarande kan en Traditionell upphandling via LOU vara ett bra val.
Avrop mot ett ramavtal eller licensförsörjningsavtal via Kommerskollegiet eller Adda förutsätter att du har analyserat de centralt upphandlade lösningarna, ser en bra matchning med era behov och vill få till en snabb inköpsprocess.
För att underlätta upphandlingen av fastighetssystem kan det vara bra att ta reda på vad som är best practice i arbetet med kartläggning, kravställning och utvärdering. Det kan du läsa mer om här
I vår guide ”Så gör du en kvalitetssäker upphandling av fastighetssystem – best practice för offentliga affärer” får du mer råd och vägledning inför din nästa upp handling.
På Pythagoras har vi lång erfarenhet av att hjälpa kommuner att säkerställa en effektiv och samordnad fastighetsförvaltning. Vårt fastighetssystem bygger på insikter och erfarenheter från kommuner i hela landet. Kontakta oss gärna om du vill du veta mer om Pythagoras fastighetssystem för kommuner.
