- Kund: Globalt, tillverkande bolag
- Fastigheter: En global fastighetsportfölj på flera miljoner kvadratmeter, i ett trettiotal länder
- Moduler i Pythagoras: fastighetsregister, digital tvilling, avtalshantering, planerat underhåll, komponentregister och lokalvård
- Kund sedan: cirka 8 år
Ingen samlad överblick i fastighetsförvaltningen
Innan kunden använde Pythagoras var fastighetsinformationen nära kaos. Hyresavtal låg i pärmar. Kunskap om service och underhåll fanns spridd hos enskilda medarbetare och riskerade att försvinna helt om någon av dem slutade. Det fanns ingen samlad överblick över verksamheten.
Avtal förnyades automatiskt utan att någon hade kontroll, vilket ledde till att organisationen satt kvar och betalade för lokaler och avtal man egentligen inte längre ville ha.
Underhållsprojekt var dåligt samordnade: olika hantverkare (el, ventilation, konstruktion) kom in vid olika tillfällen under året och rev upp samma tak flera gånger, eftersom arbetet inte planerades ihop. Det drev upp kostnaderna.
Ett konkret exempel: en yta som fakturerades som 8 000 kvadratmeter visade sig, när den mättes korrekt, bara vara 6 000 kvadratmeter – en felfakturering på 25 procent.
Införde en modul i taget
Kunden startade med en grundmodul för ytor i Pythagoras, och byggde sedan vidare med en modul för avtalshantering för att få ordning på alla hyresavtal, som tidigare bara till hälften stämde vid import från det gamla systemet. Senast tillkom en modul för planerat underhåll, som gett budgetering och uppföljning ett helt nytt underlag.
Idag är alla platser där organisationen har fastigheter registrerade i Pythagoras. Data används inte bara internt – den flödar vidare till kundens felanmälningssystem, till HR-system för att veta var nyanställda ska placeras, och till andra avdelningars rapportering.
Noll avvikelser i hyresavtal
Kunden räknar den ackumulerade besparingen sedan systemet infördes till omkring 100 miljoner kronor, fördelat ungefär på:
- Cirka 50 miljoner kronor i undvikna avtalsstraffavgifter och förseningar.
- Cirka 30 miljoner kronor genom bättre rapportering och möjlighet till kostnadsjakt.
- Cirka 10 miljoner kronor inom lokalvård, tack vare korrekt uppmätta ytor.
- Cirka 7 miljoner kronor genom bättre koordinering av underhållsprojekt.
Siffrorna är ackumulerade sedan respektive modul infördes, inte årsvisa. En av kundens viktigaste KPI:er: att inte missa uppsägningstider i hyresavtal, har legat på noll avvikelser de senaste två och ett halvt åren.
Man kan inte äta hela elefanten på en gång.
Fastighetsansvarig hos kunden, om att driva flera digitaliseringsinitiativ parallellt
Vägen framåt
Kunden arbetar nu vidare med automatisering av flera servicar genom att bl.a. koppla ihop sensorer för att driva kostnadsbesparing med bibehållen eller ökad kvalitet. På hållbarhetssidan är målet att öka automatiseringsgraden i EU-rapporteringen från cirka 50 procent till 70–75 procent, för att lägga mer tid på faktiskt förbättringsarbete och mindre på manuell datainsamling.
Pythagoras fastighetssystem är inte bara en leverantörsrelation – det bygger konkurrenskraft för båda parter.
Fastighetsansvarig hos kunden
