I en förändring är det vanligt med känslor av otrygghet inför det som är nytt och okänt. Det gäller inte minst när det handlar om nya arbetssätt genom digitalisering och ny teknik. Här delar Nacka Kommun med sig av sina lärdomar från implementeringen av Pythagoras fastighetssystem.
Vid införande av ny teknik, nya system och rutiner är det naturligt att osäkerheten ökar och motivationen minskar. Studier visar att 70 procent av alla förändringsinitiativ inte når sina mål. Det är även vanligt att användare inte fullt ut nyttjar de IT-system som implementeras.
Förändring innebär så mycket mer än organisation, processer och system. Den stora utmaningen är att skapa delaktighet och kunna påverka enskilda, invanda beteenden. Det är därför viktigt att hitta former för att skapa rätt förståelse och drivkrafter. Först då går det att uppnå målen och dra full nytta av en förändring.
Verksamhetsförändring med siktet inställt på gemensamma arbetssätt
Nacka Kommun har använt Pythagoras fastighetssystem sedan 2015. Under åren har samarbetet och systemet utvecklats löpande. När kommunen 2024 stod inför en större implementering av fem nya, tekniska moduler i fastighetssystemet insåg man utmaningarna i förändringsarbetet och valde att ta hjälp av Pythagoras samarbetspartner konsultföretaget Implero.
– Redan innan vi klev in i det nya implementeringsprojektet insåg vi svårigheterna. Det är en stor organisation med många involverade som ska åt samma håll samtidigt. Vi kände också att det är lätt för oss i projektgruppen att motivera oss, men vi är många fler än så. Dessutom kanske vi i projektgruppen inte är de som sedan kommer att jobba i systemet när det väl är implementerat. Därför var det viktigt att få med oss medarbetarna i det här och få ut informationen på rätt sätt. Vad vi vill, hur vi vill göra det och vem som ska göra det, berättar Johanna Cook, Systemförvaltare och Objektledare på Nacka Kommun samt Projektledare för implementeringen.
En av nycklarna var att redan från början förankra projektet hos cheferna för att säkerställa att rätt verksamhetsresurser kunde avsättas för projektet, och då även vara tydlig med att det både kommer att kräva tid och kosta pengar. Som det ofta är i den här typen av projekt är det de personer som redan har mest att göra, som också är de man vill ha med i projektet. Då är det viktigt att i ett tidigt skede förankra och planera för det.
– Något vi arbetade mycket med och förberedde oss på innan vi satte igång projektet var att säkerställa att det får ta tid och att den tiden kan prioriteras. Det var en viktig del för implementeringen och vårt förändringsarbete. Vi ställde tidigt in siktet mot att få alla att arbeta på samma sätt med Pythagoras. Det var en viktig målsättning för oss, för att kunna komma ifrån Excel-ark och papper i skrivbordslådan, förklarar Johanna.
Projektledarens bästa råd i förändringsarbetet
Nacka Kommun är fortfarande mitt i förändringsarbetet, men Johanna Cook lyfter fram några faktorer som man redan nu kan se som viktiga för framgången:
Involvera, skapa tydlighet och engagemang tidigt i projektet
Börja med att ta reda på vilka som påverkas och hur. Prata med de personer ute i verksamheten som har rätt kunskaper om de olika funktionerna. Det ger många värdefulla insikter för att ta nästa steg och planera projektet utifrån de olika intressentgrupperna.
Utöver ansvaret för de Pythagoras-moduler som Nacka Kommun redan arbetar med i sin verksamhet, utsågs ett antal ”Projektspecialister” med ansvar för de fem nya modulerna i Pythagoras, på system-, modul- eller respektive funktionsnivå. I ett så stort projekt var det viktigt att fördela ansvaret på flera, med tydliga rollbeskrivningar.
– Det går helt enkelt inte att en person ska hålla koll på alla funktioner i alla moduler när det blir så stort. Därför behöver vi samla in kunskap från dem som arbetar ute i verksamheten. De fick tydliga ansvar och rollbeskrivningar för att vara medvetna om vad som förväntas av dem. För oss var det viktigt att dela ut och tydliggöra det ansvaret tidigt i projektet.
Att det saknas tillräckligt med information är en vanlig synpunkt i många förändringsprojekt, och det går inte att vara för tydlig.
– Det är en sak vad man kommunicerar, men hur spelar i vissa fall ännu större roll. Det räcker till exempel inte med att prata mer övergripande med och om ”ni som grupp, vi som enhet”. Då blir den egna tolkningen lätt att någon annan kommer att göra de istället för att det blir ditt eget personliga ansvar, säger Johanna.
Kommunikationsplanen är ett viktigt verktyg redan från början i projektet. För att skapa tydlighet och rätt engagemang, behöver budskapen också anpassas efter mottagarnas olika perspektiv samt repeteras och följas upp.
– Vi kan bli ännu bättre på att förstå hur kommunikationen landar hos och bekräftas av dem det berör, så att de som är involverade även i praktiken vet vad som förväntas över tid och tar sitt ansvar. Då kan överlämning mellan olika faser i projektet bli ännu smidigare, till exempel mellan förberedelsefas och implementering eller mellan olika ansvarsområden inom projektet och mot verksamheten.
Johanna betonar också vikten av tydlighet i vilka beslut som fattas och hur besluten dokumenteras, liksom hur förankringen bör ske och vilka som får ta beslut på vilken nivå.
Ta kontroll över förändringen
Vänta inte på att saker ska hända av sig självt. Det är viktigt att någon tar ansvar för att driva förändringen. En nyckel är att tidigt i projektet sätta ord på VARFÖR vi gör den här förändringen. Det är avgörande för att de som är involverade i projektet verkligen ska förstå, bli delaktiga och kunna berätta det vidare så att övriga verksamheten också förstår.
– Det var viktigt för oss att skapa en god förståelse för var vi är idag och vart vi är på väg. Redan innan vi skrev avtalet med Pythagoras formulerade vi vår målbild och därefter kontaktade vi Implero för att göra en nulägesanalys.
Mät längs hela vägen
Att mäta kontinuerligt längs vägen skapar medvetenhet om organisationens förståelse för förändringen. Vet medarbetarna om vad som ska ske, varför det sker och vad förändringen innebär? Att mäta är också ett bra sätt att fånga upp gap och viktiga saker i projektet som man kanske har missat på vägen.
Arbetet med att hantera förväntningarna är extremt viktigt, där mätningen blir en viktig måttstock för hur väl projektet linjerar med verkligheten. Att ha återkommande frågeställningar under alla projektfaser är bra för att kunna mäta framstegen i förändringsarbetet.
I Nacka Kommun har man gjort sin första mätning och står nu inför den andra.
– Redan när frågorna formuleras första gången är det bra att tänka på att de ska kunna ställas även i senare delar av projektet. Några specifika exempel är: ”Hur tycker du att det planerade underhållet fungerar idag?”, ”Får du ut den information du behöver i din roll?” samt även mer generella frågor som hur nöjd man är. Arbetet med cheferna är också fortsatt viktigt. Vi följer exempelvis upp hur gruppcheferna upplever sina grupper och vad de ser borde förbättras, berättar Johanna.
Syftet med att mäta på det här sättet är främst att veta var man befinner sig i verksamheten, så att rätt stödinsatser kan sättas in.
Visualisera förändringsarbetet
I mer omfattande projekt är det inte så lätt för verksamheten att ta till sig allt som ska göras. Genom att visualisera förändringsarbetet med olika aktiviteter och modeller blir det lättare att skapa förståelse, hantera förväntningar och sätta mål under resan.
Ett råd är att skilja på funktioner, till exempel Planerat underhåll, Tillsyn och skötsel, Hyresadministration etc, och förmågor för att utföra arbetet. Att intervjua organisationen, ger en bra bild av hur det ser ut idag, både avseende processflöde och funktion. Det bidrar till bättre samförståelse och ökad medvetenhet i organisationen om var man befinner sig och vad som bör prioriteras.
– För att sätta rätt förväntningar tydliggjorde vi olika faser för implementationsprojektet, Etableringsfas och Stabiliseringsfas, och visualiserade det i olika steg. Det har också varit viktigt för oss att betona att utvecklingsarbete kommer att fortsätta även när de nya modulerna är i full drift. Då börjar den verkliga resan.
Fokusera på ”den gröna vägen”
I ett förändringsarbete kan det vara lätt att fastna i de negativa tankarna när man möter en uppförsbacke: ”Jag förstår inte”; ”Det var bättre förr”; ”Jag förändras bara om jag blir tvingad”.
Att istället fokusera på och skapa medvetenhet om det positiva med förändringen skapar högre engagemang, en mer positiv upplevelse och ett mer kollektivt deltagande. Det ger i sin tur bättre framdrift i förändringsarbetet.
– Vi tänkte särskilt på detta i Nacka kommun och hur vi skulle få det. Det kan bli krystat att säga ”nu ska vi vara positiva”, men vi försökte verkligen uppmana alla att se positivt på förändringen. Vi uttalade också att vi inte vill ha något skitsnack i korridorerna. Det är annars så lätt att klaga om man är missnöjd med en funktion eller ett fält, vilket är detaljer i det stora sammanhanget. Smågnäll växer så lätt till en negativitet som smittar av sig. Vi vill istället att ansatsen ska vara ”kom med ett förslag på lösning, så tar vi det vidare” och att vi stöttar varandra.
Om Nacka Kommun
Nacka kommun en av de större kommunerna i Stockholms län med en befolkning på drygt 100 000 invånare. I kommunens fastighetsbestånd ingår bland skolor och förskolor, LSS- och Äldreboenden, idrottsanläggningar, kulturbyggnader och administrativa lokaler. Kommunen har även ett stort antal hyresfastigheter. Fastighetsförvaltning en del av kommunens strategiska arbete för att skapa en attraktiv, hållbar och välfungerande stad. Som en del i satsningen att bli en ”smart stad” använder Nacka kommun digitala verktyg för att effektivisera fastighetsdrift, energianvändning och underhållsplanering.
Kundcaset är inspirerat av Nacka Kommun och Impleros föredrag på Pythagoras Kunddagen 2025.
