Ett fastighetssystem förenklar samarbetet mellan administratörer och utförare när mobilappen bygger på samma data som systemet. Pythagoras fastighetssystem har mobilappar där utförare får ärenden, ronder och städscheman direkt i mobilen. När en uppgift bockas av går informationen tillbaka till fastighetssystemet, så att administratören i realtid ser vem som gjort vad och när.
Vad ska en app för utförare i ett fastighetssystem klara?
En app för utförare i ett fastighetssystem ska låta administratören planera på kontoret och utföraren arbeta i fält utan dubbelarbete. Kärnan är att appen och fastighetssystemet delar samma data, så att ingen behöver föra över uppgifter för hand.
Den här checklistan visar sju krav som en fastighetschef kan ställa på en app för administratörer och utförare:
- Gemensam data: appen hämtar ritningar, objekt och uppgifter direkt från fastighetssystemet.
- Återrapportering i realtid: status, tidsåtgång och avvikelser går direkt tillbaka till fastighetssystemet.
- Felanmälan på plats: utföraren skapar ett ärende med text, plats på ritningen och foto.
- Behörighetsstyrning: systemägaren bestämmer vem som ser och gör vad i appen.
- Notiser: utföraren får besked om nya ärenden utan att åka till kontoret.
- Stöd för externa utförare: entreprenörer kan använda samma app som den egna personalen.
- Tydligt gränssnitt: appen fungerar även för personal med begränsade kunskaper i svenska.
Hur fungerar Pythagoras mobilappar tillsammans med fastighetssystemet?
Pythagoras mobilappar hör till Pythagoras fastighetssystem och används av utförare inom teknisk förvaltning och lokalvård. Planeringen görs i fastighetssystemet, och systemägaren bestämmer vilka som får tillgång till Pythagoras mobilappar och vad de kan se och göra.
Återrapporteringen i Pythagoras mobilappar går direkt in i fastighetssystemet när en uppgift bockas av. Administratören ser i realtid vem som gjort vad, när arbetet gjordes, hur lång tid det tog och om något problem uppstod. Med den informationen blir det enklare för administratören att optimera planeringen, sätta mer korrekta budgetar och fakturera.
Pythagoras mobilappar bygger på samma digitala tvilling som Pythagoras fastighetssystem, det vill säga digitala ritningar och modeller av fastigheterna. Administratören och utföraren ser därför samma bild av byggnaden, vilket gör uppgifterna lättare att förstå och minskar risken för fel.
Flödet visar hur planering och utförande hänger ihop i Pythagoras: administratören planerar, utföraren rapporterar i en Pythagoras mobilapp och fastighetssystemet uppdateras direkt.
Vilka arbetsuppgifter täcker Pythagoras mobilappar?
Pythagoras har flera mobilappar för olika arbetsuppgifter i fastighetsförvaltningen. Tabellen visar vad utföraren gör i varje app och vad administratören får tillbaka i fastighetssystemet.
| Pythagoras mobilapp | Utföraren | Administratören får |
| Ärenden | Ser dagens prioriterade ärenden, sorterar på byggnad eller ärendetyp och får notiser om nya ärenden | Status och kommunikation per ärende |
| Lokalvård | Får individuellt schema och instruktioner med färgkoder på ritningar, rapporterar avvikelser med bild och kommentar | Underlag för kvalitetsuppföljning och planering utifrån faktisk tidsåtgång |
| Tillsyn och skötsel | Följer rondlistor och bockar av utförda uppgifter | Koll på om, när och hur länge arbetet gjordes |
| Besiktningar | Gör egenkontroller, myndighetsbesiktningar, städkontroller och SBA (systematiskt brandskyddsarbete) med ritningar, checklistor och foto | Foto på felet kopplat till komponenten och underlag om hur ofta och av vem |
| Energi | Registrerar mätarställningar för till exempel el och vatten | Data direkt i energirapporteringen |
| Planerat underhåll | Gör statusinventeringar och skapar åtgärder i mobilen | Åtgärder som hamnar i underhållsplanen |
Hur förenklar appen samarbetet mellan olika roller?
Pythagoras mobilappar låter utförare felanmäla det de upptäcker, även utanför det egna ansvarsområdet. En lokalvårdare som ser en läckande diskmaskin kan till exempel skapa ett ärende i Pythagoras mobilapp, som direkt skickar en notis till en fastighetsskötare.
Ärendehanteringen i Pythagoras låter alla parter följa status och kommunicera kring ett ärende i appen. Den som felanmäler kan beskriva felet i text, markera platsen på ritningen, välja komponent och bifoga ett foto. Driftpersonalen som tar emot arbetsordern hittar därmed rätt direkt.
När Nynäshamns kommun upphandlade Pythagoras fastighetssystem, lyfte man fram just mobila funktioner i branschtidningen Cleannet i december 2021. Med Pythagoras mobila funktioner kan bland andra fastighetsskötare och elektriker i Nynäshamns kommun hantera ärenden på plats i stället för på kontoret.
Kan externa entreprenörer och personal som inte talar svenska använda appen?
Ja, Pythagoras mobilappar kan användas av både intern och extern driftpersonal. Ritningar och checklistor i appen Besiktningar gör det enkelt även för en entreprenör att hitta rätt komponent i byggnaden och rapportera fel.
Pythagoras mobilapp Lokalvård är utformad för att fungera även när användaren inte talar svenska eller engelska. Färgkoder på ritningar och tydliga instruktioner visar lokalvårdaren vad som ska städas, var, när och hur.
Vad du bör tänka på innan du inför en app för utförare?
En app för utförare ger bara full nytta när arbetet sker i Pythagoras fastighetssystem.
Behörigheter och roller behöver bestämmas innan Pythagoras mobilappar tas i bruk. I Pythagoras fastighetssystem bestämmer systemägaren vilka som får använda apparna och vad varje roll kan se och göra, till exempel egen personal, entreprenörer och lokalvårdare.
Dokumentationskrav påverkar vilka kontroller en app för utförare bör stödja. Enligt 2 kap. 2 § lagen (2003:778) om skydd mot olyckor ska ägare och nyttjanderättshavare av byggnader i skälig omfattning hålla utrustning för att släcka brand och vidta åtgärder för att förebygga brand. Myndigheten för civilt försvar (MCF) har vägledning om ansvar och systematiskt brandskyddsarbete (SBA), och SBA-ronder kan genomföras och dokumenteras i Pythagoras mobilapp Besiktningar.
Vanliga frågor om fastighetssystem med app
Vilka mobilappar har Pythagoras?
Pythagoras har mobilappar för Ärenden, Lokalvård, Tillsyn och skötsel, Besiktningar, Energi och Planerat underhåll. Pythagoras mobilappar kopplar arbetet i fält inom teknisk förvaltning och lokalvård till Pythagoras fastighetssystem.
Behöver fastighetsskötaren åka till kontoret för att se nya ärenden?
Nej, i Pythagoras mobilapp Ärenden får fastighetsskötaren en notis i mobilen när ett nytt ärende kommer in. Fastighetsskötaren ser också en prioriterad lista med dagens ärenden i appen Ärenden.
Vad händer om en utförare blir sjuk?
I Pythagoras fastighetssystem kan administratören enkelt flytta en sjuk medarbetares ronder och uppgifter till en kollega eller planera om. Kollegan får då uppgifterna i sin Pythagoras mobilapp.
Kostar det extra för varje person som ska kunna felanmäla?
Nej, Pythagoras tar inte betalt per licens för felanmälan. En organisation kan därför låta så många den vill felanmäla via Pythagoras mobilapp.
Hur följer man upp att städningen faktiskt blivit gjord?
Lokalvårdare rapporterar utfört arbete och avvikelser direkt i Pythagoras mobilapp Lokalvård. Kvalitetsansvariga kan sedan göra efterkontroller med appen Besiktningar och följa upp resultatet i Pythagoras fastighetssystem.
Sammanfattning
Ett fastighetssystem förenklar samarbetet mellan administratörer och utförare när appen och systemet delar samma data. Pythagoras mobilappar ger utförare uppgifter, ritningar och felanmälan i mobilen och ger administratören återrapportering i realtid i Pythagoras fastighetssystem.
Vill du se hur Pythagoras mobilappar fungerar i er förvaltning? Boka en demo så visar vi apparna med era egna arbetsflöden.
Om Pythagoras
Pythagoras är ett svenskt företag som utvecklar ett visuellt fastighetssystem baserat på digitala tvillingar, för teknisk- och ekonomisk förvaltning, energiuppföljning och lokalvård.
Vi har några av Sveriges största industrier som kunder samt flertalet kommuner, regioner och lärosäten.
