Modernare teknik och mer datadrivna arbetssätt skapar nya möjligheter för effektivare fastighetsförvaltning, bättre resursutnyttjande och ökad transparens. Det innebär flera upphandlingsutmaningar för dig som kravställare eller fastighetschef, i exempelvis en kommun, på vägen mot ett framtidssäkert val av fastighetssystem.
1. Begränsad kännedom om marknaden och alternativ
En av de största utmaningarna är bristen på överblick över marknadens alternativ. Många organisationer lägger för lite tid på kartläggning av marknaden och har en alltför snäv bild av vilka leverantörer och lösningar som finns att tillgå. Konsekvensen blir att upphandlingen baseras på ett begränsat urval, vilket kan leda till att moderna och mer moderna och innovativa lösningar missas som skulle kunna vara ett bättre val för verksamheten.
För att undvika detta bör verksamheten avsätt mer tid att utforska marknaden, hålla dialoger med flera leverantörer och inhämta insikter redan innan den formella upphandlingsprocessen inleds. Detta ger en bättre förståelse för tillgängliga teknologier och hjälper till att ställa mer relevanta krav.
2. Otydlig eller inaktuell kravställning
Ett annat vanligt problem är en kravspecifikation som antingen är för bred, för snäv eller bygger på äldre, eller enbart nuvarande, arbetssätt. Om behoven enbart kopplas till bristerna i befintlig lösning tenderar kravställningen att fokusera för mycket på enskild funktionalitet snarare än önskade, mer effektiva arbetssätt. Genom att inte ta tillräcklig höjd för framtida behov och möjligheter med ny teknik, finns en risk att det nya fastighetssystemet inte lever upp till förväntningarna på en långsiktigt hållbar lösning.
För att undvika detta bör organisationen noggrant analysera sina processer och identifiera vilka funktioner och integrationsmöjligheter som verkligen behövs. Att översätta verksamhetens behov till konkreta, tydliga och framtidssäkra krav är avgörande för en lyckad upphandling. Här är det viktigt att ställa rätt frågor och säkerställa att leverantörerna kan visa hur deras lösningar möter behoven både operativt och strategiskt.
3. Svårigheter att utvärdera och jämföra olika alternativ
När upphandlingen väl är igång är det ofta en utmaning att objektivt utvärdera och jämföra de olika lösningarna. Leverantörer presenterar sina system på olika sätt. Utan en tydlig utvärderingsmodell kan det vara svårt att avgöra vilken lösning som är mest lämpad för just din verksamhet och era behov samt vad som kan förväntas på kort och lång sikt.
En väl genomtänkt utvärderingsmodell bör ta hänsyn till både kortsiktiga och långsiktiga aspekter, inklusive användarvänlighet, funktionalitet, integrationer, total ägandekostnad och leverantörens förmåga att vidareutveckla systemet över tid. Det är också viktigt att involvera både operativ personal och ledning i utvärderingsprocessen för att säkerställa att systemet fungerar för hela organisationen.
Genom att adressera dessa utmaningar på ett strukturerat sätt kan verksamheten skapa bättre förutsättningar för att välja ett fastighetssystem som inte bara uppfyller dagens krav, utan också möjliggör framtida utveckling och effektivisering.
4. Brist på förankring och fel förväntansbild
Ett framgångsrikt systembyte innebär alltid nya, ändrade arbetssätt. För organisationen är det viktigt att redan i ett tidigt skede förstå vad förändringen innebär i praktiken – vad som förväntas av dem och vad de kan förvänta sig av ”det nya”.
Att redan tidigt i upphandlingen involvera de som jobbar praktiskt, ute i fält och i olika led av förvaltningsprocessen, är avgörande för att kunna formulera en krav- och målbild som speglar de verkliga behoven ute i verksamheten.
En annan viktig aspekt är att överväga fördelar och nackdelar med olika upphandlingsformer. Det kan du läsa mer om här
I vår guide ”Så gör du en kvalitetssäker upphandling av fastighetssystem – best practice för offentliga affärer” får du mer råd och vägledning inför din nästa upp handling.
På Pythagoras har vi lång erfarenhet av att hjälpa kommuner att säkerställa en effektiv och samordnad fastighetsförvaltning. Vårt fastighetssystem bygger på insikter och erfarenheter från kommuner i hela landet. Kontakta oss gärna om du vill du veta mer om Pythagoras fastighetssystem för kommuner.
