Med en digital avtalshantering i fastighetssystemet blir det enklare att mäta och utvärdera olika nyckeltal i den ekonomiska förvaltningen av dina fastigheter. I den här artikeln beskriver vi några områden som är viktiga i uppföljningen med exempel på vanliga nyckeltal.
Mätning och uppföljning är en viktig del i avtalshanteringen. Att ha kontroll över hur olika lokaler nyttjas, vakansgrader, avtalsvillkor samt kostnader eller intäkter kopplade till olika fastighetsavtal bidrar till bättre kontroll och effektivare ekonomisk förvaltning.
En utmaning för många fastighetsavdelningar är tillgången till realtidsdata. Ofta görs uppdatering och uppföljning delvis manuellt, i olika Excel-dokument och avtalsdokument. Det är ett tidskrävande arbete som gör det svårt att få en översiktlig bild, med begränsningar i vad som kan mätas och när.
Allt fler företag ser värdet av att säkerställa en bättre, mer effektiv uppföljning och kontroll genom att digitalisera sin avtalshantering.
En mer säker, mätbar och proaktiv avtalshantering
De två mest kritiska parametrarna att följa i avtalshanteringen är datum och pengar, oavsett om det gäller inhyrning eller uthyrning: Vilka start- och slutdatum gäller? Villkorsändring, uppräkning, uppsägning? Hur mycket betalar vi? Vilka intäkter kan vi räkna med? För vad? Idag och i framtiden?
I ett fastighetssystem med integrerad avtalshantering går det att följa specifika nyckeltal på olika nivåer, från enskilda avtal till olika enheter och ytor eller fastigheter. Uppdateringar i realtid och olika automatiska bevakningar skapar nya möjligheter att följa upp och utvärdera arbetet. Med alarm kopplade till olika avtalsförändringar minskar risken för att något missas. Det bidrar även till en bättre framförhållning i det löpande arbetet och en mer säker, mätbar avtalshantering.
Några vanliga nyckeltal i fastighetssystemet
Här är några exempel på mätetal kopplat till avtalshantering som du kan följa och få ut underlag för i ett fastighetssystem:
Avtalskontroll
| Total inhyrd jmf uthyrd area | Kan med fördel användas i budget- och uppföljningsarbetet. Det ger fastighetsavdelningen god kontroll på hur relationen ser ut, skillnader mellan olika areor samt vilken potential som finns för ytterligare uthyrning. |
| Vilka avtal löper ut eller ska omförhandlas och när? | Ger en bättre översikt, som underlättar planeringen och möjliggör en bättre framförhållning i avtalsarbetet. Med automatisk bevakning i fastighetssystemet minimeras också risken att missa viktiga datum, vilket kan riskera onödiga kostnader. |
| Vilka uppräkningar är aktuella för vilka avtal och när? | Viktigt att ha kontroll på för att säkerställa att inga intäktsökningar går förlorade, eller oväntade kostnader uppstår vid ut- respektive inhyrning. Även här kan fastighetssystemets automatiska larm effektivisera och öka kvaliteten i avtalsarbetet. |
Hyresuppföljning
| Hur påverkar förändringar i avtalen våra kostnader / intäkter? | Hyresintäkter och -utgifter är en av de största posterna inom fastighetsförvaltning. Information om hur och när olika avtalsförändringar påverkar hyrorna ger värdefull information i budgetarbetet. Till exempel kopplat till hyresperioder, indexjusteringar, uppsägningsdatum och förfallodagar. |
| När ska olika hyresavtal faktureras / betalas? | En bättre, mer automatisk uppföljning av aviserings- och förfallodatum för hyreshöjningar eller förnyelseförhandlingar bidrar till en mer effektiv och säker hyresadministration. Det ger även en bättre framförhållning och kan bidra till en mer tillförlitlig likviditets-planering och uppföljning. |
| Hur stora är hyreskostnaderna i befintliga avtal fördelat på olika ytor och hyresgäster? | Intern allokering av hyreskostnader inom en fastighet kan vara en utmaning. I ett fastighetssystem där avtalen kan kopplas till digitala ritningar blir det enklare att visuellt testa och se effekten av olika alternativ. Det bidrar till en mer dynamisk och rättvis kostnadsfördelning samt ger en helhetsbild av hur kostnaderna är fördelade kopplat till utnyttjandet inom ett hyresobjekt eller en fastighet. |
Vakanser och lokalutnyttjande
| Hur hög är vakansgraden för ett specifikt hyresobjekt eller fastighet? | Detta är ett viktigt mätetal för att kunna beräkna vakanshyran, dvs uteblivna hyresintäkter. Det kan även användas som underlag för budget eller bedömning av alternativt lokalutnyttjande för en bättre ytoptimering och kostnadseffektivitet. |
| Vilka avtal är kopplade till vakanserna? | Vakanshyran kopplad till hyresobjekt som står tomma är en kritisk ekonomisk post. Med bättre kontroll på vilka avtal och villkor som vakanserna är kopplade till blir arbetet med beläggningsplanering enklare. Det kan även bidra till bättre beslutsunderlag vid en eventuell avyttring eller omfördelning av ytor, med hänsyn till villkor och uppsägningstider i enskilda avtal. |
| Vilka kostnader driver de tomma lokalerna kopplat till avtalsperiod? | Förutom hyran driver tomma lokaler som regel andra, direkta eller indirekta kostnader kopplade till relaterade avtal för exempelvis media. Med alla avtal för ett hyresobjekt eller en fastighet samlade på ett ställe i fastighetssystemet skapas bättre överblick och kostnadskontroll. |
Digital avtalshantering ett mervärde för både ekonomisk och teknisk förvaltning
En digital avtalshantering skapar bättre förutsättningar för en mer effektiv, transparent och säker administration inom både den tekniska och ekonomiska förvaltningen. Med ett fastighetssystem som automatiskt bevakar och larmar vid viktiga händelser eller datum frigörs tid för mer kvalitativt arbete. Det skapar också bättre förutsättningar för att få fram rätt information i rätt tid, vilket är avgörande för att kunna skapa en proaktiv och säker avtalshantering.
Hur ser avtalshanteringen ut i ditt företag? I Pythagoras helhetslösning, för hyresgäster och hyresvärdar, interageras avtalen sömlöst med övrig fastighetsrelaterad information. Det gör det lätt att mäta och följa upp den ekonomiska förvaltningen. Läs mer om Pythagoras avtalshantering här
