Optikkedjan Specsavers är i grunden ett brittiskt, familjeägt bolag med 2 300 butiker runtom i världen. Regionen Northern Europe täcker länderna Norge, Danmark, Sverige, Finland och Nederländerna. Det är med andra ord en stor organisation, vilket märks på antalet hyresavtal de behöver hålla koll på. Därför kom Specsavers Northern Europe till Pythagoras.
Specsavers Northern Europe har ca 480 butiker och 6 supportkontor. Till det kommer ett stort antal förrådslokaler, parkeringsplatser och totemskyltar, det vill säga stora skyltar vid köpcentrum – alla med sina egna hyresavtal.
– Vi har ca 1 500 hyresavtal att hålla koll på och det säger sig självt att det är lätt att saker faller mellan stolarna, säger Erica Wolving, Lease Manager för Northern Europe. Tanken med Pythagoras system är att det ska kunna tillgodose Specsavers fastighetsbehov i de olika länderna och ge en samlad bild av alla våra hyresavtal.
Olika avtal, olika villkor
– I vår verksamhet hanterar vi många olika typer av hyresavtal och vi behövde ett system för att hjälpa oss att hålla reda på allting. Det är olika hyreslagstiftning i de olika länderna och hyresvillkoren skiljer sig därför en del, men villkoren kan även variera inom länderna. Det kan till exempel vara skillnad mellan hyresavtal för butikslokaler, kontor och förråd – även om alla ytor hänger ihop. Och en del butiker är i själva verket två lokaler som slagits ihop till en, men med varsitt hyresavtal. Då är det bra att ha ett system som hjälper oss att hålla koll. Pythagoras hjälper till att hålla koll på viktiga saker som förfallodatum och uppsägningsdatum, men också på hur olika avtal skiljer sig sinsemellan.
Allt på samma ställe
Pythagoras system gör det enkelt att föra in alla olika typer av hyresrabatter, speciallösningar och andra typer av överenskommelser som förekommer. Det samlar allt på ett ställe och gör all information tillgänglig för dem som behöver den. Det kan till exempel gälla olika villkor för nyttjanderätt, som rätten att nyttja en viss yta för marknadsföring i ett köpcentrum under en begränsad tid. Det är viktigt att det är tydligt vad som är avtalat, särskilt om den som ingick avtalet kanske inte alltid kan rådfrågas.
– Vi behöver också kunna få ut rapporter snabbt och enkelt. Det kan till exempel handla om saker som hyresnivåer, hur många avtal vi har som är baserade på omsättningshyra och vilken procentsats de har. Vi behöver också kunna göra prognoser för saker som nästa års hyra utifrån index, utan att behöva lägga ner en massa manuellt arbete. Det här systemet gör det åt oss och ger oss informationen vi behöver på ett ögonblick, samlat och lättöverskådligt, säger Erica Wolving.
Fler funktioner på sikt
På sikt är det möjligt att Specsavers lägger till fler funktioner, som exempelvis övervakning av energiförbrukning och administration av hyresbetalningar.
– Det är intressanta funktioner för oss, och det kan säkert finnas andra saker i Pythagoras system som vi kan komma att nyttja framöver. Men just nu är det fullt fokus på avtalsdelen och att optimera den, avslutar Erica Wolving.
