I den tekniska fastighetsförvaltningen är en väl fungerande ärendehantering A och O. Det är avgörande för att effektivt kunna hantera service/felanmälningar, beställningar, reparationer, underhåll och upprätthålla en god servicenivå och kommunikation med hyresgäster och leverantörer. Men utmaningarna är flera och många företag ser fördelarna med att arbeta mer digitalt.
En av de vanligaste och största utmaningarna med ärendehantering är de stora volymer av ärenden som kan hopa sig. Det är inte ovanligt att en fastighetsavdelning kan behöva hantera hundratals eller fler ärenden på en gång, från enkla förfrågningar till mer komplexa underhållsproblem. Att hålla koll på ärenden och prioriteringar kan vara svårt, särskilt när flera personer eller enheter är inblandade. Det innebär en hög belastning på fastighetsförvaltare och driftstekniker. Med begränsade resurser leder det ofta till en obalans och negativ spiral när mer akuta ärende måste prioriteras före mer förebyggande underhåll som tillsyn och skötsel. Det kan vara svårt att komma till rätta med.
Bristen på realtidsinformation och att det är svårt att få en sammanhängande och enhetlig bild av alla pågående uppgifter och ärenden är en annan utmaning. Det försvårar ofta prioritering och resursfördelning. Företag som arbetar i äldre system eller manuellt, där ärendeprocesserna inte går att följa digitalt, saknar som regel tillgång till realtidsinformation. Det försvårar planering och uppföljning.
Resursallokering och kommunikation
Med begränsad, eller ofullständig information är det inte så enkelt att fördela rätt resurser vid rätt tidpunkt. Förutom att det kan skapa missförstånd och förseningar, är risken att det leder till onödiga kostnader och mer omfattande skador när akuta ärenden inte kan identifieras eller prioriteras tillräckligt snabbt. Med många olika personer inblandade och en helt eller delvis manuell hantering är det inte heller ovanligt att information misstolkas. När information inte tolkas eller överförs korrekt blir kommunikationen med hyresgäster, leverantörer och internt bristfällig. Det blir då svårt att säkerställa att alla parter är uppdaterade om status och förändringar.
En mer sammanhängande process och en digital ärendehantering som en integrerad del i fastighetssystem ger både bättre överblick och säkerställer att alla parter är uppdaterade om status och förändringar. Idag finns också system med mer visuella gränssnitt och digitala tvillingar som gör det lättare för fler att ta till sig informationen.
Med realtidsuppdatering och automatiska notifieringar blir samarbetet mellan olika team och avdelningar både enklare och mer effektivt. När vissa steg automatiseras, exempelvis genom att ärenden skickas direkt till rätt avdelning eller leverantör, kan problem åtgärdas snabbare med mer nöjda hyresgäster och mindre friktion i det interna samarbetet.
Spårbarhet och kostnadskontroll
För att säkerställa att alla steg i hanteringen är korrekt utförda och spårbara är dokumentation mycket viktig. Med en delvis manuell hantering blir dokumentationen lätt bristfällig eller svårtolkad. Det försvårar analys och möjligheterna driva framtida förbättringar.
Detsamma gäller kostnadskontroll och effektivisering. Utan ett system och detaljerad dokumentation blir det svårt att analysera vad som driver kostnader och säkerställa en effektiv resursallokering.
Spårbarhet, att kunna följa vem som gjort vad, var och när blir allt viktigare. Med en digital lösning, som i realtid loggar alla åtgärder som utförs i ett ärende, går det lätt att spåra och följa upp effekten av olika insatser. Information som också är värdefull för framtida planering och budgetering.
Smart stöd för både ledning och den operativa verksamheten
Med en modern, digital och integrerad lösning för ärendehanteringen i fastighetssystemet samlas data in på ett strukturerat sätt. Det gör det enklare att analysera orsaken till återkommande problem, optimera arbetsflöden och förutse underhållsbehov på kort och lång sikt.
För ledningen innebär det mer välgrundade beslut, bättre uppföljning och rapportering. Det ökar möjligheterna att arbetet mer proaktivt och kostnadseffektivt. Med realtidsdata i systemet blir samma information tillgänglig samtidigt för alla berörda parter. Det minskar risken för att något missas eller misstolkas. För den operativa verksamheten blir samordningen med ett gemensamt system och den ökade transparensen några av de främsta fördelarna i det dagliga arbetet med ärendehantering, tillsyn och skötsel.
Hur ser ärendehanteringen ut i din verksamhet? På Pythagoras brinner vi för att hjälpa företag med komplex fastighetshantering att skapa en smartare, mer effektiv och integrerad fastighetsförvaltning.
