Här kommer några bra tips på hur du kan se till att din verksamhet fungerar även om du är på en välförtjänt semester! Generellt sett så är det bra att göra en översyn av rättigheter i systemet för att säkerhetsställa att sommarvikarierna har access, men ta även chansen att städa bort användare som har slutat eller se över allas rättigheter.
För enkelhetens skull har vi grupperat tipsen i olika moduler:
Avtal
I Pythagoras avtalshantering gäller det att inte missa de viktigaste uppkommande datumen att agera på och tillsätta resurser för att hantera:
- skapandet av debiteringsunderlag
- uppsägningstider som löper ut och behöver hanteras
- optioner som inträffar (både uppsägnings- och förlängningsoptioner)
- indexuppräkningar som sker under sommarperioden
Gör en plan, säkerställ resurser och kontrollera att tillsatta användare har rätt behörigheter för att kunna utföra sitt arbete under semesterperioden.
Teknisk förvaltning
Ärendehantering
När du planerar inför sommaren behöver du lägga till sommarvikarier. Vikarien behöver tillhöra respektive driftgrupp för att se och komma åt ärenden i YourErrands/Pythagoras GO. Glöm inte att påminna vikarien att ladda ner appen eller skicka länken!
Tillsyn&Skötsel
Se över dina driftsgrupper eller mer personriktade åtgärder som finns i Tillsyn & Skötsel så att det är enkelt att få en överblick av de åtgärder som planeras att ske under semesterperioden. Du kan också planera in så kallade Upphörandeperioder under semestertider, t.ex. rondering på skolor som är stängda över sommarveckorna. När du ändå gör översynen så kan du också bestämma om du vill flytta vissa åtgärder framåt eller utföra dem tidigare.
Lokalvård
Glöm inte att planera in semesterschemat i förväg och se till att alla vikarier är tillagda i systemet och att alla har laddat ner appen/fått tillgång till länken.
Passa på att förbereda höstens scheman redan i sommar
För dig som arbetar under sommaren finns det ett utmärkt tillfälle att ligga steget före inför hösten. Genom att redan nu börja se över och förbereda höstens scheman kan du skapa bättre förutsättningar för en smidig start efter semestern.
Om du redan känner till förändringar i något uppdrag är det klokt att uppdatera scheman och planering i god tid. Passa gärna även på att se över och justera tillhörande kalkyler. På så sätt säkerställer du att kundfakturorna som skickas ut under hösten baseras på korrekta uppgifter.
Genom att göra förberedelserna redan nu minskar du risken för tidskrävande korrigeringar senare och slipper hantera sådana uppgifter efter en eventuell sen semester. Lite framförhållning idag kan spara både tid och arbete längre fram.
Hoppas att dessa tips hjälper dig att få en riktigt skön och avkopplande semester!
