En strategi för tillsyn och skötsel bidrar till att maximera värdet av fastigheten, minimera kostnader och öka hållbarhet över tid. Det skapar också bättre förutsättningar för att planera och arbeta mer effektivt och förebyggande. Här får du hjälp med att utforma en strategi i 6 steg.
Ett väl planerat och organiserat underhåll är avgörande för livslängden på byggnader, komponenter och inventarier, och därmed också värdeutvecklingen på din fastighet. Det gäller alla typer av fastigheter men är inte minst viktigt för en industrifastighet, med särskilda krav på säkerhet och drift jämfört med bostads- eller kommersiella fastigheter.
Många verksamheter saknar en tydlig och långsiktig strategi för underhåll, tillsyn och skötsel av sina fastigheter. För att sänka tröskeln och få fler att inse värdet av att arbeta mer strategiskt med underhåll delar vi i denna artikel med oss av sex steg på vägen mot en underhållsstrategi.
Steg 1 – Analysera fastighetens specifika behov
Industrifastigheter har unika krav jämfört med bostads- eller kommersiella fastigheter. Det är därför viktigt att identifiera och dokumentera alla kritiska områden i fastigheten. Det gäller såväl kontorsutrymmen som produktions- och lagerlokaler, lastkajer, maskinrum, ventilationssystem, och olika komponenter. Förutsättningarna skiljer sig även mellan äldre fastigheter och nybyggnation, vilket också påverkar inriktning och prioriteringar i din underhållstrategi.
För att kunna prioritera och identifiera kritiska framgångsfaktorer är det också viktigt att göra en riskbedömning och konsekvensanalys. På så sätt kan potentiella säkerhetsrisker och problemområden som kräver extra tillsyn identifieras och beaktas. Exempel kan vara hantering av miljöer med farligt gods eller särskilt kritisk utrustning. I riskanalysen ingår även att säkerställa att verksamheten följer alla lagar och regler som rör förvaltningen.
Steg 2 – Mål och milstolpar
Analysen och riskbedömningen ger bra ingångsvärden för nästa steg, att tydliggöra vad ni vill uppnå med strategin på kort och lång sikt, och varför det är viktigt. En klar bild över fastighetens förutsättningar är en god vägledning för vilka ekonomiska och operativa mål bör sättas.
Några exempel på frågor för att definiera önskat resultat kan vara:
- Vilken prestanda och tillförlitlighet förväntas av utrustningen och systemen?
- Hur kan kostnaderna för underhåll hållas inom budgeten?
- Vilka säkerhetsstandarder och lagkrav måste uppfyllas?
- Vad krävs för att säkerställ/förlänga livslängden på utrustningen?
- Hur minimeras driftsstopp?
- Vad är viktigt för att kunna säkerställa och optimera driften?
Definiera rimliga, mätbara mål och sätt lämpliga milstolpar för att kunna mäta framstegen längs vägen.
Steg 3 – Underhållsplan och val av underhållsstrategi
Underhållsplanen och val av underhållsstrategi möjliggör en bättre samordning av insatserna. Det underlättar den löpande planeringen och bidrar till en bättre kostnadskontroll och effektivare resursallokering. Du som ansvarar för flera fastigheter och olika typer av utrymmen får dessutom en bättre översikt och kontroll över alla ytor.
Se till att planen omfattar hantering av såväl tillsyn och skötsel, planerat underhåll som reparationer:
- Sätt rutiner för tillsyn och skötsel samt planerat underhåll för att förhindra större problem och säkerställa att fastigheten hålls i gott skick.
- Utarbeta tydliga riktlinjer och standardprotokoll för tillsyn och skötsel samt planerat underhåll.
- Skapa checklistor för rutinmässiga inspektioner och skötseluppgifter.
Förbered en process för att snabbt kunna hantera reparationer, med tydliga protokoll för hantering och uppföljning av akuta problem. - Upprätta en beredskapsplan för att hantera ev nödsituationer, även kopplat till riskanalysen.
Hur arbetet ska utföras är också en del som bör beskrivas i underhållsstrategi; Ska tillsyn och skötsel göras genom traditionell rondering, vill man använda sensorer för övervakning av sin utrustning och utrymmen, eller finns andra lämpliga metoder?
Tänk på att ju fler åtgärder och tillsyner som skapas, desto mer administration krävs för att kunna följa och underhålla planen. En väl genomarbetad strategi, system och rutiner hjälper dig att hålla kontroll på alla utrymmen och komponenter som ska underhållas. Det hjälper även organisationen att prioritera och därmed jobba mer effektivt, långsiktigt och förebyggande.
Steg 4 – Skapa en budget och finansieringsplan
Nästa steg är att sätta en budget baserat på identifierade behov. I budgeten allokeras resurser (personal, verktyg, material) för att täcka både tillsyn och skötsel, planerat underhåll och oförutsedda underhållsåtgärder. Budgeten bör omfatta:
- Driftskostnader, inklusive underhåll, reparationer, försäkringar samt skatter och avgifter.
- Kapitalkostnader, såsom större kapitalutlägg i samband med renoveringar, nybyggnationer eller större uppgraderingar.
Steg 5 – Uppföljning och mätning
För att veta att ni uppfyller målen och att strategin leder till önskat resultat behövs processer och rutiner för kontinuerlig uppföljning och övervakning.
Genom att använda ett fastighetssystem går det att samla och tillgängliggöra all information om fastigheten på ett ställe och följa underhållsaktiviteterna i realtid. Idag finns också många digitala hjälpmedel, IoT-system och sensorer som kan samla in data om fastighetens prestanda, energiförbrukning, ventilation etc. Tillgång till relevant data är en viktig förutsättning för uppföljning och mätning på både kort och lång sikt. Det kommer också att påverka på vilken nivå som uppföljningen kan ske, och vilka KPI:er du kan definiera.
Välj ut de nyckeltal som är mest relevanta för din fastighetsförvaltning, och dina förutsättningar. Några exempel på KPI:er är:
- underhållskostnader för per år och kvm
- driftstopp för utrustningen och system – tid och kostnad/eventuellt intäktsbortfall
- antal felanmälningar, typ av fel
- genomsnittlig svars- respektive åtgärdstid per felanmälan
Förutom den kvantitativa data som du kan få ut ur fastighetssystemet, eller på annat sätt, finns kvalitativ information att hämta ute i organisationen. Feedback från personalen ute i verksamheten, fastighetsförvaltare och driftstekniker, eller andra relevanta intressenter, kan ge värdefulla insikter.
Steg 6 – Förankring och kontinuerlig utveckling
Genom att följa stegen ovan kan du lägga grunden för en strategi som hjälper dig att optimera fastighetsförvaltningen. Det bidrar i sin tur till en långsiktig hållbarhet och ekonomisk lönsamhet för hela fastigheten. För en industrifastighet bidrar det även till en mer effektiv och driftssäker produktion.
När strategiarbetet väl är i hamn, är förankring A och O. Se därför till att alla involverade parter förstår sina roller och ansvarsområden. Utvärdera och justera strategin regelbundet, baserat på uppnådda resultat och förändringar över tid.
Hur säkerställer ni ett effektivt planerat underhåll för era fastigheter? Pythagoras möter många förvaltningsorganisationer som har behov av att skapa en mer strategisk och proaktiv underhållsprocess. Är du nyfiken på hur ett digitalt fastighetssystem kan bidra till en med effektiv teknisk förvaltning? Läs mer här
