En hållbar och kostnadseffektiv fastighetsförvaltning förutsätter ett väl balanserat och integrerat arbete mellan löpande tillsyn och skötsel samt planerat underhåll. Med ett mer strategiskt grepp om den totala förvaltningsprocessen undviker du oförutsedda händelser och skapar en långsiktigt god fastighetsekonomi.
Planerat underhåll, löpande tillsyn och skötsel samt ärendehantering är tre kritiska delar som samverkar för att säkerställa att en fastighet hålls i gott skick över tid. Brister i planering och samordning mellan det långsiktiga och kortsiktiga fastighetsunderhållet kan få flera konsekvenser, bland annat på grund av ineffektiva processer och otydlig kommunikation.
Syftet med planerat underhållet är att skapa framförhållning och bättre kostnadskontroll med en plan och budgetprognos för det långsiktiga underhållet, baserat på förväntad livscykel och beräknade kostnader över tid. Målet är att på så sätt förebygga skador och förslitning på byggnader och komponenter. Utmaningen är dock att det i praktiken är hur väl den löpande tillsynen och skötseln planeras och fungerar som kommer avgöra hur väl kalkylerna och prognoserna håller.
Risker med bristande samordning i fastighetsarbetet
Det är inte ovanligt med separata verksamhetsprocesser och att arbeta i silos, där mycket av arbetet sker utifrån en egen plan, egna förutsättningar och mål. Fastighetsarbetet är inget undantag.
När det planerade underhållet inte samordnas med löpande tillsyn och skötsel kan det påverka den ekonomiska planeringen och leda till ineffektiv resursanvändning. Några exempel på konsekvenser som kan undvikas med bättre samordning är:
· Kostnadsökningar: Bristande tillsyn och skötsel kan leda till att färre små problem kan utvecklas till större och dyrare reparationer som eventuellt behöver tidigareläggas eller ske oftare än planerat. Tillfälliga lösningar och akuta reparationer blir ofta dyrare än planerade åtgärder och förebyggande underhåll av byggnader och komponenter.
· Värdeminskning: Utan regelbundet underhåll, tillsyn och skötsel kan byggnadens struktur och system försämras snabbare än beräknat. Sämre kvalitet kan göra att fastigheten minskar i värde, med en kortare livslängd och sämre attraktionskraft.Det kan i sin tur leda till minskade hyresintäkter, eller att till exempel en produktionslokal inte längre kan nyttjas som planerat, vilket i ett längre perspektiv kan påverka intäkterna negativt.
· Ökad belastning på felanmälningar: Med släpande underhåll eller mer ad-hoc tillsyn och skötsel är det lätt att hamna på efterkälken. Mer tid och resurser behöver då läggas på ärendehantering och på att åtgärda fel som verksamheten rapporter in. En växande andel akuta fel och oplanerade insatser kräver extra resurser, vilket lätt blir på bekostnad av det mer förebyggande underhållet som tillsyn och skötsel innebär. När man väl har hamnat i det läget, att ryggsäcken med felanmälningar blir för tung, kan det vara svårt att justera balansen för vad man lägger tid och resurser på. Det riskerar i sin tur att påverka förutsättningarna för att kunna följa prognosen för planerat underhåll.
Arbeta förebyggande med tillsyn och skötsel
Därför är samordningen mellan planerat underhåll och kortsiktig tillsyn, skötsel och ärendehantering avgörande om du vill kunna optimera resurserna. Det är också viktigt för att säkerställa en god kostnadseffektivitet och upprätthålla en säker, komfortabel miljö i fastigheten.
Genom att ta ett mer strategiskt grepp över förebyggande underhåll ökar värdet av det totala fastighetsarbetet både fastighetsägare, hyresgäster och brukare. Då ökar förutsättningarna för att kunna hålla fastigheten i gott skick, där små problem upptäcks och åtgärdas mer effektiv och mindre kostsamt. Till exempel skulle en mer regelbunden kontroll och underhåll av ett tak, där enskilda hängrännor eller takpannor ersätts, kunna leda till att minimera riskerna för fuktskador och förlänga hållbarheten av hela taket.
En god samordning av både processer och system är en förutsättning för effektiv planering och uppföljning. Ett riktvärde för ”god balans” i fastighetsskötseln är att planera arbetet så att ca 70 procent av tiden kan läggas på förebyggande, proaktiv tillsyn och skötsel. Det bidrar också till att de som arbetar och vistas i fastigheten upplever miljön mer säker, trygg och bekväm när allt fungerar som det ska. Samtidigt som ledningen kan räkna med bättre kostnadskontroll och resursallokering som säkerställer en mer långsiktigt hållbar fastighetsförvaltning.
Hur säkerställer ni ett effektivt förebyggande och löpande underhåll för era fastigheter? Pythagoras möter många förvaltningsorganisationer som har behov av att skapa en mer proaktiv och samordnad underhållsprocess. Är du nyfiken på hur ett digitalt fastighetssystem kan bidra i er tekniska förvaltning? Läs mer här
