Automatisk kostnadsfördelning

Automatisk kostnadsfördelning i fastighetssystemet – varför då? 

En organisations budget läggs ofta på helår och systemförvaltare för fastighetssystemet nycklar ut internhyror till olika avdelningar baserat på schabloner. Kostnaderna/internhyrorna ligger sen ofta fasta för året och när bokslutet närmar sig behöver man göra tidsödande omräkningar för att justera enligt det verkliga utfallet. 

I verkligheten sker ju en massa förändringar under året. Avdelningar växer och krymper, flyttar och görs om. Om fastighetssystemet automatiskt genererade korrekt underlag till internhyran varje månad så skulle det innebära en stor tidsbesparing. I den här artikeln diskuterar vi flera aspekter kring nyttan med automatisk kostnadsfördelning i fastighetssystemet.

Omfördelning blir enkelt och kan göras ofta

När det är enkelt går det fort vilket i sin tur ökar sannolikheten för att det blir gjort också. Eftersom förändringar i nyttjandet av en yta behöver uppdateras i fastighetssystemets ythantering så uppstår en möjlighet för tidsbesparing om man kopplar ythanteringen till avtalshanteringen. Då kan avtalen automatiskt räknas om så att underlaget som skickas till ekonomisystemet alltid är korrigerat och stämmer med verkligheten.

Ni debiterar rätt varje månad, spar tid och får koll

Om ni kan debitera rätt för internhyrorna kontinuerligt under året, så sparar ni tid för alla i organisationen. Det kan vara tid som andra avdelningar kan lägga på utveckling och försäljning istället. Dessutom mår alla bra av att ha enklare processer och koll på läget i realtid för att agilt styra om och parera i svängningar. 

Inga tidskrävande omräkningar inför bokslut 

Här är ytterligare en tidsbesparing. Organisationer som debiterat enligt schabloner under året behöver lägga tid på uppföljning och korrigering mot verkligt utfall och justera varje avdelnings kostnader när bokslutet närmar sig. Det slipper man såklart om fakturorna varje månad grundar sig på korrekt information. 

Bättre beräkningar inför nästa år 

Genom att få snabb och enkel rapportering av budget, prognos och utfall får ni inte bara bra insikter utan också möjlighet till ökad handlingskraft. Ni kan ta informerade beslut och planera för framtiden med mer självförtroende. 

Väljer ni att dela information med andra avdelningar ger ni dem möjlighet att planera sina egna budgetar. Det kan öppna för dialog och delaktighet i att optimera användningen av era fastigheter på ett effektivt och datadrivet sätt.

Läs mer om Automatisk Kostnadsfördelning i Pythagoras här

Postat i - innehåller:

Sofi Simberg

Modulexpert på Pythagoras sedan 2023. Min expertis sträcker sig från implementering av fastighetssystem till förvaltning med fokus på optimering av processer inom avtalshantering och ekonomisk uppföljning. Älskar skidåkning och all annan aktivitet som innefattar fart, spänning och rejäl släng av adrenalin!

Se mer kunskap

fastighetssystem-rumstyper
Inlägg

Effektivare förvaltning med digitala ritningar i fastighetssystemet

Genom att basera din fastighetsförvaltning på ritningar/modeller kan du skapa en effektivare förvaltning.

Läs mer...
Inlägg

Nordic Workplace 12 november

Vi ses väl på Nordic Workplace/IFMA den 12 november på Sergel Hub? Vår vd, Mattias Arnelund, kommer att vara värd…

Läs mer...
Inlägg

Clean and facility mässan 12-13 november

Vi ses väl på Lokalvårdsmässan i Kista den 12-13 november 2024?

Läs mer...