Sammanfattning: Om budgeten läggs på helår och internhyror nyckelas ut med schabloner, blir det ofta tidsödande att räkna om och justera enligt verkligt utfall inför bokslut. Genom att koppla ythanteringen till avtalshanteringen kan fastighetssystemet räkna om internhyrorna automatiskt varje månad, så att ni debiterar rätt direkt och slipper de tidskrävande omräkningarna inför bokslut. Det ger er dessutom bättre underlag för budget, prognos och utfall inför nästa år, och möjlighet att dela informationen med andra avdelningar för en mer datadriven planering.
En organisations budget läggs ofta på helår och systemförvaltare för fastighetssystemet nycklar ut internhyror till olika avdelningar baserat på schabloner. Kostnaderna/internhyrorna ligger sen ofta fasta för året och när bokslutet närmar sig behöver man göra tidsödande omräkningar för att justera enligt det verkliga utfallet.
I verkligheten sker ju en massa förändringar under året. Avdelningar växer och krymper, flyttar och görs om. Om fastighetssystemet automatiskt genererade korrekt underlag till internhyran varje månad så skulle det innebära en stor tidsbesparing. I den här artikeln diskuterar vi flera aspekter kring nyttan med automatisk kostnadsfördelning i fastighetssystemet.
Omfördelning blir enkelt och kan göras ofta
När det är enkelt går det fort vilket i sin tur ökar sannolikheten för att det blir gjort också. Eftersom förändringar i nyttjandet av en yta behöver uppdateras i fastighetssystemets ythantering så uppstår en möjlighet för tidsbesparing om man kopplar ythanteringen till avtalshanteringen. Då kan avtalen automatiskt räknas om så att underlaget som skickas till ekonomisystemet alltid är korrigerat och stämmer med verkligheten.
Ni debiterar rätt varje månad, spar tid och får koll
Om ni kan debitera rätt för internhyrorna kontinuerligt under året, så sparar ni tid för alla i organisationen. Det kan vara tid som andra avdelningar kan lägga på utveckling och försäljning istället. Dessutom mår alla bra av att ha enklare processer och koll på läget i realtid för att agilt styra om och parera i svängningar.
Inga tidskrävande omräkningar inför bokslut
Här är ytterligare en tidsbesparing. Organisationer som debiterat enligt schabloner under året behöver lägga tid på uppföljning och korrigering mot verkligt utfall och justera varje avdelnings kostnader när bokslutet närmar sig. Det slipper man såklart om fakturorna varje månad grundar sig på korrekt information.
Bättre beräkningar inför nästa år
Genom att få snabb och enkel rapportering av budget, prognos och utfall får ni inte bara bra insikter utan också möjlighet till ökad handlingskraft. Ni kan ta informerade beslut och planera för framtiden med mer självförtroende.
Väljer ni att dela information med andra avdelningar ger ni dem möjlighet att planera sina egna budgetar. Det kan öppna för dialog och delaktighet i att optimera användningen av era fastigheter på ett effektivt och datadrivet sätt.
Läs mer om Automatisk Kostnadsfördelning i Pythagoras här
