Det blir allt vanligare att digitalisera avtalshantering för sina fastigheter i någon form. Trots det saknar många en sammanhängande kontroll eftersom avtal och annan fastighetsinformation ofta finns på olika ställen, i olika system. Arbetet upplevs ofta ineffektivt och kan leda till onödiga kostnader. Risker som kan undvikas med bättre samordnad, digital bevakning och kontroll.
Att ha kontroll på avtalshanteringen är en viktig del i fastighetsförvaltningen, inte minst inom industrin där lokalerna är a och o för att produktionen ska snurra friktionsfritt. Det är också särskilt viktigt då kostnader som hyra och underhåll utgör en del av omkostnaderna för tillverkningen.
Med flera olika avtalsparter och förutsättningar blir det snabbt svårt att följa och ha full kontroll på alla fastighetsrelaterade avtal; ”Vilka avtal har vi, med vem? Vilka löptider och avtalsvillkor gäller? Hur vet vi att vi betalar vi rätt belopp? Oavsett om du är hyresgäst eller hyresvärd så är en av de största utmaningarna just kostnadskontrollen.
Här sammanfattar vi sex fördelar med en samlad, digital avtalshantering i fastighetssystemet:
1. Bättre bevakning av avtalstid, villkor och kostnader
Möjligheten att digitalt kunna följa och hantera olika avtal löpande över tid ger en mer säker och flexibel avtalshantering. Att snabbt kunna få en överblick och tillgång till rätt information i rätt tid kan vara avgörande för att säkerställa att inte datum eller villkor i avtalen missas, som till exempel indexuppräkningar, eventuella optioner, löptider, uppsägningsvillkor etc.
I ett integrerat fastighetssystem med automatiska larm direkt kopplade till avtalen, kan du få notiser om nödvändiga åtgärder. Det ger en god framförhållning, exempelvis inför en omförhandling och för att ha god kontroll på datum för uppräkningar eller uppsägning. Att missa en automatisk förlängning kan innebära onödiga kostnader om man skulle vara låst med en viss yta om lokalbehovet förändras. Ett system som larmar i rätt tid för rätt saker, ger bättre beredskap och kan även bidra till en effektivare planering och uppföljning.
När förändringar sker är det också viktigt att rätt data kan överföras mellan relaterade informationsflöden, system och processer. Ett vanligt exempel är att information ska skickas till ekonomisystemet, där du kan integrera mot ditt fastighetssystem med dubbelriktad överföring av information. Det kan till exempel handla om att skapa ett underlag som skickas till ekonomisystemet för fakturering, och att betalningsinformationen skickas tillbaka till fastighetssystemet. På så sätt skapas ett mer samordnat mer dynamiskt flöde, med all relevant information tillgänglig i fastighetssystemet. Det underlättar bevakning och kontroll av avtalstider, villkor och kostnader.
2. Din fastighetsdatabas uppdaterad i realtid – med avtalen som en integrerad del
Att ha avtalshanteringen som en integrerad del i fastighetssystemet ger stora fördelar och underlättar för både hyresgäster och hyresvärdar. Oavsett vilken roll du har – förvaltare som ansvarar för ramavtal, ekonom som behöver aktuella underlag för fakturering, hyresadministratör, eller ansvarig för att hantera kommersiella avtal – så kan du få tillgång till all information om den lokal som avtalet är kopplat till i realtid. Det ger en bra nulägesbild över fastighetsbeståndet med information om vilka avtal som är kopplade till ett specifikt objekt. Det underlättar avtalskontrollen och säkerställer att alla som är involverade i avtalshanteringen får tillgång till samma information samtidigt.
En stor fördel är om systemet täcker behoven och kan hantera både in- och uthyresavtal då det ger en bättre möjlighet till uppföljning för att se till att tex. inhyrningskostnader inte överstiger uthyrningskostnader. På så sätt blir processen smidigare och mer heltäckande för alla inblandade.
3. Dynamiskt och visuellt med koppling till ritningar
I ett system med koppling till byggnadens ritningar skapas en digital tvilling som visar vilka ytor ett speciellt avtal är kopplat till. Det visuella gränssnittet ger flera fördelar i avtalshanteringen. I ritningarna kan rätt parametrar länkas till avtalen, information som i sin tur kan kopplas direkt till nyttjandet av olika areor. Det gör det möjligt att modellera och göra olika prognoser inför en eventuell avtalsförhandling eller omorganisation. Det ger också en mer översiktlig bild av vad som gäller för olika lokaler och hyresgäster, för att exempelvis utvärdera och förbättra ytoptimeringen i en byggnad.
I ett visuellt gränssnitt blir det också enklare att se och följa upp eventuella vakanser. Det bli ett mer lättillgängligt gränssnitt, som ett komplement till traditionella listor och tabeller i fastighetssystemet. Förutom kopplingen till ritningarna kan även andra visuella objekt underlätta arbetet, till exempel kartor, eller bilder som laddas upp från fältet. API-integrationer mot andra system som tex. GIS är en annan möjlighet att stärka det visuella intrycket och förenkla avtalshanteringen.
4. Större ekonomisk kontroll, bättre regelefterlevnad
Ekonomisk kontroll och förvaltning underlättas när avtalshanteringen är integrerad i fastighetssystemet. Det kan ge en mer övergripande bild, både ur ett avtalsperspektiv och ur ett kostnadsperspektiv. Med detaljerade realtidsdata om villkor, kostnader, uppräkningar etc blir beräkningsunderlagen mer korrekta. Det ger mer exakta prognoser och budget. De ekonomiska kalkylerna kan också uppdateras mer löpande under året, än vid en mer omfattande, manuell hantering och kostnadsberäkning. På så sätt går det att säkerställa att hyreskostnaderna inte blir högre än nödvändigt, eller att man inte missar intäkter för uthyrda lokaler.
Ett digitalt fastighetssystem är också ett viktigt verktyg för att leva upp till allt högre krav på rapportering och regelefterlevnad. IFRS16 är exempel på regelverk som du bör säkerställa att fastighetssystemet kan hantera.
5. Enklare, mer rättvisande intern kostnadsfördelning
Att allokera och omfördela lokalkostnader internt, mellan olika avdelningar och verksamheter, är ofta en utmaning. Manuella beräkningar och ”excelsnurror” är en vanlig hantering som blir en statisk och sällan rättvisande lösning.
Med en integrerad koppling mellan olika ytor och avtal kan systemet automatiskt beräkna och enkelt fördela kostnaderna internt. Genom att märka olika ytor skapas ”interna avtal” som digitala tvillingar direkt i systemet, som stöd för en mer visuell och rättvisande kostnadsallokering. Det kan även vara ett användbart verktyg för att testa olika scenarier och automatiskt beräkna hur olika kostnader påverkar olika avdelningar och hyresgäster vid en omflyttning.
6. Se helheten, zooma ut och zooma in
En av de största fördelarna med digital avtalshantering i ett integrerat fastighetssystem är helhetsperspektivet. Ofta hanteras avtalen i ett separat system, vid sidan av den övriga fastighetsförvaltningen. I en mer sammanhängande fastighetsprocess, med ett gemensamt system för den tekniska och ekonomiska förvaltningen av dina fastigheter är avtalen centrala. Djupet och bredden det innebär att i ett och samma system kunna utgå från olika roller och behov möjliggör för fler att dra nytta av varandras information, utan onödiga omvägar eller dubbelarbete.
När avtalshanteringen är integrerad i fastighetssystemet bli informationen mer tillgänglig och användbar. Det möjliggör ett mer samordnat, säkert och kostnadseffektivt arbete. Med olika ingångar till avtalsinformationen, kan du både zooma ut för att se helheten och zooma in för att jobba med detaljerna i avtalshanteringen.
Hur ser avtalshanteringen ut i ditt företag? Med Pythagoras helhetslösning, för hyresgäster och hyresvärdar, kan du få snabb tillgång till alla dina avtal och aktuell information om kopplingen till olika ytor, fastigheter eller objekt. Läs mer om Pythagoras avtalshantering här
