2. En översiktlig beskrivning av Tillsyn och skötsel-lösningen

Tillsyn och skötsel-modulen i Pythagoras webb är (som nämnt i kapitel 1) en del av en lösning som vi kallar för Fastighetsförvaltning. Men den är också en del av en större, mer övergripande lösning som vi kallar för Tillsyn och skötsel-lösningen.

 

Tillsyn och skötsel-lösningen består av två delar: Tillsyn och skötsel-modulen och en mobil app med namnet YourErrands.

 

I det här kapitlet ska vi reda ut hur kopplingen mellan Tillsyn och skötsel-modulen och YourErrands ser ut. Något som kan vara bra att ha i åtanke är att du som är driftplanerare utför ditt arbete i Tillsyn och skötsel-modulen medan dina driftansvariga (det vill säga dina drifttekniker/utförare) utför sitt arbete i YourErrands.

 

Via Tillsyn och skötsel-modulen kan du som är driftplanerare dels skapa och arbeta med en stor mängd tillsyn och skötsel-åtgärder, dels planera tillsyn och skötsel-åtgärder vecka för vecka och år för år. De planeringar du skapar kan du, lätt och smidigt, anpassa efter semestrar, ledigheter, sjukskrivningar, personaltillskott, personalbortfall och förändringar i ditt fastighetsbestånd.

 

När du som är driftplanerare har skapat och planerat ett antal tillsyn och skötsel-åtgärder i Tillsyn och skötsel-modulen kommer de tillsyn och skötsel-åtgärder du har skapat och planerat, utefter ett antal förutbestämda kriterier, att grupperas i ronderingslistor, det vill säga listor med tillsyn och skötsel-åtgärder som ska utföras under en viss period. Ett av de förutbestämda kriterier en ronderingslista utgår ifrån är driftgrupp. De tillsyn och skötsel-åtgärder som ska utföras av en viss driftgrupp kommer att tilldelas den aktuella driftgruppen. När en ronderingslista har skapats kommer de driftansvariga som ingår i den driftgrupp ronderingslistan gäller för ha möjlighet att tilldela sig själva ronderingslistan. Detta efter att de loggat in i YourErrands. Genom att tilldela sig själv en ronderingslista kan en driftansvarig på egen hand bestämma vilka tillsyn och skötsel-åtgärder hen ska arbeta med under en viss period. Notera att de tillsyn och skötsel-åtgärder som ingår i en ronderingslista kommer att få en bestämd ronderingsordning. Detta för att underlätta arbetet för den driftansvariga som ska utföra de åtgärder som ingår i ronderingslistan. Genom att sätta en bestämd ronderingersordning på de tillsyn och skötsel-åtgärder som ingår i en ronderingslista kommer YourErrands se till att de tillsyn och skötsel-åtgärder som ligger nära varandra geografiskt utförs vid samma tillfälle. Obs! Ronderingsordningen skapas av YourErrands, vilket betyder att varken du eller dina driftansvariga kan justera ronderingsordningen manuellt.

 

När en driftansvarig har utfört en åtgärd som ingår i en ronderingslista kan hen markera åtgärden som utförd i YourErrands. När en driftansvarig markerar en åtgärd som utförd i YourErrands kommer informationen om att åtgärden är utförd skickas över till Tillsyn och skötsel-modulen i Pythagoras webb. På så sätt blir det lätt för dig som är driftplanerare att hålla koll på vilka tillsyn och skötsel-åtgärder dina driftansvariga har, och inte har, utfört. Via Tillsyn och skötsel-modulen kan du som är driftplanerare alltså inte bara skapa och planera Tillsyn och skötsel-åtgärder. Via Tillsyn och skötsel-modulen kan du också följa upp de tillsyn och skötsel-åtgärder du har skapat och planerat. Om en tillsyn och skötsel-åtgärd markeras som utförd i YourErrands kommer tillsyn och skötsel-åtgärden markeras med grönt i Tillsyn och skötsel-modulen. Om en tillsyn och skötsel-åtgärd inte markeras som utförd i YourErrands (och dess utförandevecka dessutom hinner passera) kommer tillsyn och skötsel-åtgärden markeras med rött i Tillsyn och skötsel-modulen.